Obwohl die Digitalisierung nahezu jeden Aspekt des Arbeitsalltags erreicht hat, spielt die Unterschrift und mit ihr das Druckpapier in B2B-Umgebungen eine entscheidende Rolle – und verursacht leicht vermeidbare Kosten. Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen diese überflüssigen Ausgaben drastisch reduzieren, ihre Prozesse rationalisieren und zu einem nachhaltigeren Ansatz beitragen.

Druck- und Versandkosten: Kleinvieh macht auch Mist

Jeder Mitarbeiter druckt durchschnittlich 5750 A4-Seiten pro Jahr. Bei durchschnittlichen Druckkosten von 6 Cent pro DIN-A4-Seite ergeben sich daraus Kosten von 345 € pro Mitarbeiter. Zusätzlich fallen oft noch Portokosten an, die die Gesamtkosten weiter erhöhen. Diese Kosten variieren je nach Größe und Gewicht und der Entfernung, über die das Papier – zum Beispiel der Vertrag – zugestellt werden muss. Darüber hinaus beansprucht die physische Archivierung von Papierdokumenten Platz. Im Laufe der Zeit steigt mit der Anzahl der archivierten Papierbelege auch der Bedarf an physischem Lagerplatz, was für die Unternehmen zusätzliche Ausgaben mit sich bringt. Dadurch wird nicht nur wertvoller Büroraum in Anspruch genommen, sondern es müssen auch geeignete Archivierungssysteme eingerichtet werden, um im Bedarfsfall einen einfachen Zugriff auf die Dokumente und deren Abruf zu gewährleisten.

Unterschrift: letzter Show-Stopper für die Digitalisierung?

Trotz des Fortschritts in der digitalen Welt ist das Drucken von Dokumenten nach wie vor ein wichtiger Aspekt des täglichen Arbeitslebens. In vielen B2B-Umgebungen ist jedoch die Notwendigkeit handschriftlicher Unterschriften der einzige Grund dafür, nicht vollständig auf Papier zu verzichten und weiterhin Dokumente zu drucken. Dank des technologischen Fortschritts kann diese kostspielige und zeitaufwändige Praxis jedoch durch die Einführung elektronischer Signaturen, auch bekannt als E-Signaturen, leicht vermieden werden. E-Signaturen bieten eine sichere und rechtsverbindliche Alternative zur handschriftlichen Unterschrift und ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren, den Papierverbrauch zu reduzieren und die mit dem Drucken, Scannen und Speichern physischer Dokumente verbundenen Kosten zu vermeiden. Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen Beitrag zu einem umweltfreundlicheren und nachhaltigeren Geschäftsansatz leisten.

Erhebliche Kostensenkung für innovationsfreudige Unternehmen

In vielen Branchen umfasst ein durchschnittlicher Vertrag gut 20 Seiten, was bei einem angenommenen Preis von 6 Cent pro DIN-A4-Seite zu erheblichen Druckkosten führt. Ein einzelner Vertrag würde somit etwa 1,20 € kosten, Post- und Archivkosten noch nicht mitberücksichtigt. Die elektronische Signatur kann hier zu erheblichen Einsparungen führen. Mit e-Signaturen kann der gesamte Vertrag rechtssicher elektronisch abgewickelt werden, wodurch die Kosten auf nur 0,02 € pro Vertrag/Dokument gesenkt werden können, dies unabhängig von der Seitenzahl. (als Vergleichsbasis haben wir unser meistverkauftes Signaturenkontigent von TRUST2GO mit bis zu 50 Benutzern verwendet). Durch den Einsatz von Signaturlösungen können Unternehmen in diesem Beispiel also eine Kostenreduktion auf gut ein Fünfzigstel erreichen, was das Verfahren äußerst attraktiv macht.

Papierloser Vertrag: entscheidender Baustein moderner Prozessrationalisierung

Natürlich fallen auch bei elektronischen Dokumenten und digital signierten Verträgen Archiv-/Speicherkosten an, und es sind Backup-und Restorefrage sowie solche der Sicherheit und Durchsuchbarkeit zu regeln. Auch hier gibt es einen ähnlichen Kostenvorteil wie in der analogen Welt.

Die Umstellung auf das papierlose Büro, insbesondere die elektronischer Signatur, kann dazu beitragen, diese Probleme abzufedern. Im Ergebnis übertreffen elektronisch signierte Verträge ihr papierhaftes Gegenstück in Bezug auf Kosteneffizienz, Convenience und Durchlaufgeschwindkeit eindeutig. Die beträchtlichen Einsparungen beim Druck  den Postgebühren und der physischen Aufbewahrung machen die elektronische Unterschrift zur intelligenteren und nachhaltigeren Wahl für innovative Unternehmen. Ihr rationalisierter Prozess und die verbesserte Produktivität festigen ihre Position als klarer Sieger im Wettlauf mit papierbasierten Methoden.

So kommen Sie zur e-Signatur in drei einfachen Schritten 

Beantragen: Einzelne Accounts fordern Sie am Einfachsten hier an. Bei größerem Bedarf (ab 10 Unterzeichner) nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt mit uns auf, um eine Stapelbestellung vorzubereiten.

Identifizieren: Sie werden im Anschluss per Mail zur Teilnahme an einer Video-Identifizierung über unseren deutschen Partner eingeladen – qualifizierte Signaturen können zur Verhinderung von Missbrauch ausschließlich nach einer Identitätsprüfung bereitgestellt werden. Den Videocall können Sie Montag bis Sonntag, 7:00 bis 22:00 Uhr ohne Termin erledigen. Halten Sie einen gültigen Reisepass oder Personalausweis bereit und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung.

Aktivieren: Im Anschluss an die erfolgreiche Identifizierung benachrichtigen wir Sie über die Freischaltung. Die Lösung arbeitet 100% cloud-basiert – Wartezeit für Postversand, sperrige Kartenleser und Kompatibilitätsprobleme müssen Ihnen daher kein Kopfzerbrechen bereiten.

Zur weiteren Vereinfachung der Fusionskontrollverfahren und im Einklang mit ihrer allgemeinen Digitalstrategie hat die Europäische Kommission eine Reihe überarbeiteter Rechtstexte veröffentlicht, darunter einen, der die elektronische Übermittlung elektronisch signierter Dokumente als Standardmethode ab 1. September 2023 festlegt. Mit welcher Signaturlösung sich Kanzleien jetzt ausrüsten und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie im folgenden Beitrag. 

Digitalstrategie der EU: zunehmender Anwendungsbereich für Signaturdienste

Hatte gerade noch erst das Einheitliche Patentgericht den verpflichtenden Einsatz elektronischer Signaturprodukte vorgesehen und damit der qualifizierten E-Signatur auch jenseits der EU-Grenzen Rückenwind beschert, folgt nun die Europäische Kommission. Im Gefolge der EG-Fusionskontrollverordnung  wurden 2023 mehrere Texte neu herausgegeben – einer davon schreibt Formvorschriften und technische Spezifikationen fest. Die qualifizierte elektronische Signatur erhält darin einen Sonderstatus in den Materien des Wettbewerbs- und Kartellrechts.

QES nun Regel statt Ausnahme

Ab 1.9.2023 dürfen Dokumente ausschließlich über EU Send (a.k.a. eTrustEx) übertragen werden. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Plattform zum sicheren Datenaustausch zwischen der Generaldirektion Wettbewerb und externen Beteiligten. Die Unterlagen müssen zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen sein – das ist eine Signatur, die nur von bestimmten Anbietern bereitgestellt werden kann und die handschriftliche Unterschrift EU weit ersetzt. 

TRUST2GO geeignetes Signaturprodukt

Wir haben die Anforderungen für Sie unter die Lupe genommen. Anders als noch das einheitliche Patentgericht verlangt die GD Wettbewerb keine spezifische Hardware, unterscheidet nicht zwischen Authentisierungs- und Signaturzertifikat und führt auch keine eigene Anbieterliste. Die Anforderungen an die Signaturlösung und die technischen Spezifikationen sind äußerst präzise und werden mit unserer Cloud TRUST2GO®  vollumfänglich erfüllt.

„Wet Ink“ war gestern – e-Sign ist heute

Mit TRUST2GO können Sie ihre PDF-Dateien schriftformersetzend elektronisch unterschrieben; Jenseits von Wettbewerbsrecht und eTrustEx bieten sich zahlreiche spannende Anwendungsbereiche – Ihrer persönlichen Digitalisierungs-Strategie sind keine Grenzen gesetzt!

Wie erhalte ich meine elektronische Signatur? 

Einzelne Accounts fordern Sie am Einfachsten hier an. Bei größerem Bedarf (ab 10 Unterzeichner) nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt mit uns auf, um eine Stapelbestellung vorzubereiten.

Sie werden im Anschluss per Mail zur Teilnahme an einer Video-Identifizierung über unseren deutschen Partner eingeladen – qualifizierte Signaturen können zur Verhinderung von Missbrauch ausschließlich nach einer Identitätsprüfung bereitgestellt werden.

Den Videocall können Sie Montag bis Sonntag, 7:00 bis 22:00 Uhr ohne Termin erledigen. Halten Sie einen gültigen Reisepass oder Personalausweis bereit und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung.

Im Anschluss an die erfolgreiche Identifizierung benachrichtigen wir Sie über die Freischaltung. Die Lösung arbeitet 100% cloud-basiert – Wartezeit für Postversand, sperrige Kartenleser und Kompatibilitätsprobleme müssen Ihnen daher kein Kopfzerbrechen bereiten.

Ich habe die US-Staatsbürgerschaft, Wohnsitz in Deutschland, unsere Kanzlei ist in Stockholm und halte mich aktuell in Amsterdam auf…

Unsere Signaturzertifikate werden auf Basis eIDAS-Verordnung ausgestellt und sind nicht auf bestimmte Staatsbürgerschaften beschränkt.  Die Unterlagen der Europäischen Kommission, die wir zu diesem Fall analysiert haben, erinnern außerdem an ein wichtiges allgemeines Prinzip: Dank der grenzüberschreitenden Anerkennung qualifizierter Vertrauensdienste sind Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters nicht auf Ihren Firmensitz beschränkt. Wo Sie wohnen oder sich gerade aufhalten, spielt ebenfalls keine Rolle: der Service arbeitet cloud-basiert und muss nicht postalisch zugestellt werden; die Video-Identifizierung unterstützt Ausweisdokumente aus gut 100 Ländern. Zur aktuellen Liste kommen Sie hier

Ich habe bereits ein GLOBALTRUST UPC-Bundle

Dann brauchen Sie keinen gesonderten TRUST2GO Account anzufordern. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist im Bundle bereits inkludiert. Achtung: Viele unser Bestandskunden verfügen nur über einen Authentisierungs-Token ohne Signatureigenschaften. In diesem Fall muss aufgestockt werden –  Wenn Sie unsicher sind, kontaktieren Sie uns jederzeit.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Signatur von der Kommission akzeptiert wird? 

Für signierte Dokumente steht zu Demozwecken folgende Testseite bereit
Ein signiertes Testdokument können Sie hier downloaden

Für Signaturzertifikat steht zu Demozwecken folgende Testseite bereit
Ein Zertifikat können Sie hier downloaden

Prüfdienst der TKK/RTR (nach eIDAS-VO eingerichtete Aufsichtsbehörden über Signaturdienste): https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html

Unser Eintrag auf der Liste der zugelassenen Vertrauensdienstanbieter:
https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/AT/5

Benutzeranleitung zum signieren MS-Office Dokumente mit unserem UPC-Token (Summer release) durch das AATL Zertifikat.

Stand: 05. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum signieren von MS-Office Dokumente. Durch das signieren eines MS-Office Dokuments können andere Benutzer das finale Dokument nicht mehr bearbeiten. Andernfalls gilt das Dokument als ungültig.

2 Kurzfassung

Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token erlauben das signieren von MS-Office Dokumenten.
✓ UPC-Bundle (Summer Release)

Folgende Produkttypen unterstützen das signieren von MS-Office Dokumenten.
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier

Hinweis: Ihr MS-Office Dokument muss ein kompatibles Dateiformat besitzen. Falls das aktuelle Dateiformat Ihrer MS-Office Datei nicht kompatibel ist, werden Sie aufgefordert das Dokument mit einem anderen Format zu speichern. Folgen Sie bitte dieser Aufforderung. Andernfalls werden Sie das Dokument nicht signieren können.

Dokument Schützen

✓ Unter „Datei“ → „Informationen“ → „Dokument schützen“ → „Digitale Signatur hinzufügen“ auswählen.
✓ Im neu erschienen Fenster unter „Zusagetyp“ den Zusagetypen wählen, den Zweck der Signatur angeben und das Zertifikat unter „Ändern…“ auswählen.
✓ Unter „Details“ können Sie noch weitere Informationen des Signators hinzufügen. Um die Signatur zu hinzufügen klicken Sie auf „Signieren“.

3 Dokumentation im Detail

3.1 MS-Office Dokument signieren

Hinweis: Für diesen Vorgang müssen Sie Ihren UPC-Token an Ihrem PC anstecken.

„Datei“ auswählen

Legende:

1. „Datei“ auswählen

Digitale Signatur hinzufügen

Legende:

1. Auf „Informationen“ klicken → „Dokument schützen“ → „Digitale Signatur hinzufügen“ auswählen.

Details der Signatur hinzufügen

Legende:

1. „Zusagetypen“ wählen.
2. „Zweck der Signierung dieses Dokuments“ eingeben.
3. Unter „Deatils…“ können Sie zusätzliche Informationen des Signators eingeben.
4. Benötigtes Zertifikat unter „Ändern…“ auswählen.

Passwort Abfrage UPC-Token

Legende:

1. Passwort für den UPC-Token auswählen

Legende:

1. „OK“ um den Vorgang zu beenden

Nach einer digitalen Signatur ist das Dokument geschützt von jeglicher Bearbeitung bzw. Manipulation. Falls die Datei nach einer Signatur bearbeitet wird, wird das Dokument ungültig! Mehr Informationen über digitale Signaturen in MS-Office Dokumenten finden Sie hier.

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Benutzeranleitung zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails mit dem GLOBALTRUST CLIENT Zertifikat auf Ihrem Apple iPhone
Stand: 10. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Hinzufügen des Zertifikats auf Ihrem iPhone, um anschließend E-Mails zu Signieren und/oder zu verschlüsseln.
Diese Anleitung wurde für ein Apple iPhone (iOS-Version: 16.2) erstellt.

1.2 Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer Zertifikate unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails auf einem Apple iPhone
✓ CLIENT

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST CLLIENT Zertifikat finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zur Signatur und Verschlüsselung von E-Mails finden Sie hier

2 Kurzfassung

Installation des Zertifikats

✓ Abschluss Antrag Mail öffnen → Download link anklicken → Daten eingeben → „Absenden“ → .p12 Datei installieren → Konfigurationsprofil zulassen
✓ „Einstellungen“ → „Profil geladen“ → „Installieren“ → Bildschirmpasswort eingeben → „Installieren“ → Passwort für das Zertifikat eingeben

Zertifikat zum E-Mail Account hinzufügen

✓ In den Einstellungen „Mail“ suchen und klicken → E-Mail welches zu dem Zertifikat gehört auswählen
✓ „Account“ → „Erweiterte Einstellungen“ → „Signieren“ und/oder „Standardmäßig verschlüsseln“ anklicken.

E-Mail signiert absenden

✓ Neuen E-Mail Entwurf erstellen → Empfänger, Betreff und Nachricht eingeben → Senden

✓ In den Einstellungen „Mail“ suchen und klicken → E-Mail welches zu dem Zertifikat gehört auswählen
✓ „Account“ → „Erweiterte Einstellungen“ → „Signieren“ und „Verschlüsseln“ anklicken.
✓ Zertifikat des Empfängers installieren.
✓ Neuen E-Mail Entwurf erstellen → Empfänger, Betreff und Nachricht eingeben → Senden

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

3 Detaildokumentation

3.1 Schritt I – Installation des Zertifikats

Legende:

1. „Mail“ öffnen

Legende:

1. „Abschluss Antrag: GLOBALTRUST 2020 CLIENT 1“ E-Mail öffnen
2. Link zum Download des Zertifikates öffnen.

Legende:

1. Referenznummer 16-stellig eingeben (Ist in der E-Mail enthalten)
2. Aktivierungspin eingeben
3. Neues Zertifikatspasswort eingeben

Legende:

1. pfx-Format installieren

Legende:

1. „Zulassen“ klicken

Legende:

1. „Schließen“ klicken

Legende:

1. „Einstellungen“ klicken

Legende:

1. „Profil geladen“ klicken

Legende:

1. „Installieren“ klicken

Legende:

1. „Bildschirmcode“ eingeben um die Installation zu bestätigen

Legende:

1. „Installieren“ klicken

Legende:

1. „Installieren“ klicken

Legende:

1. Passwort des Zertifikates eingeben

Hinweis: Dies ist das Passwort welches Sie bei der Installation des Zertifikates als neues Passwort eingegeben haben.

Legende:

1. Hier sehen wir jetzt das Konfigurationsprofil welches wir für eine Signatur bzw. Verschlüsselung eingerichtet haben.

3.2 Schritt II – Zertifikat zum E-Mail Account hinzufügen

Nachdem wir unser Zertifikat installiert und unser Konfigurationsprofil eingerichtet haben, können wir jetzt E-Mails signieren.

Legende:

1. In den Einstellungen in der Suchleiste nach „Mail“ suchen

Legende:

1. Auf „Accounts“ klicken

Legende:

1. Den E-Mail Account wählen der auch zu dem Zertifikat zugeordnet ist. In diesem Fall ist es eine Outlook Mail.

Legende:

1. Auf „Account“ klicken

Legende:

1. Auf „Erweiterte Einstellungen klicken“

Legende:

1. Unter folgenden Unterpunkten können Sie die Signatur oder auch die Standardmäßige verschlüsselung aktivieren

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

Legende:

1. Den Regler anklicken  → Regler wird grün und bei dem Zertifikat erscheint das Häkchen.

3.3 Schritt II – E-Mail signiert absenden

Um diesen Abschnitt durchzuführen, müssen Sie im letzten Schritt, in dem Unterpunkt Signieren, den Reiter anklicken.

Legende:

1. Einstellungen schließen.
2. Falls die App „Mail“ davor nicht geschlossen worden ist muss es einmal geschlossen werden, damit das Zertifikat verwendet kann.
3. „Mail“ App öffnen

Legende:

1. Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Legende:

1. Geben Sie den Empfänger, ggf. Betreff und eine Nachricht ein.
2. Klicken Sie auf den Pfeil um Ihre Nachricht abzuschicken

3.3 Schritt II – E-Mail signiert und verschlüsselt absenden

Um diesen Abschnitt durchzuführen, müssen Sie im letzten Schritt, in dem Unterpunkt „Signieren“ und „Standardmäßig verschlüsseln“, den Reiter anklicken. Außerdem müssen bei S/MIME-Verschlüsselungen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat besitzen.

Bevor Sie eine verschlüsselte Nachricht versenden können, müssen Sie das Zertifikat des Empfängers ebenfalls installieren

Legende:

1. Auf den Empfänger klicken dessen Zertifikat Sie installiert möchten.

Legende:

1. Klicken Sie auf „Zertifikat anzeigen“

Legende:

1. Klicken Sie auf „Installieren“

Legende:

1. Nach erfolgreicher Installation klicken Sie auf „Fertig“ oben rechts.

Legende:

1. Nach erfolgreicher Installation erscheint ein Häkchen bei dem Zertifikat des Empfängers.

Wenn Sie die „Standardmäßige Verschlüsselung“ aktiviert haben dann können Sie nicht eine E-Mail verschlüsselt an Personen senden dessen Zertifikat Sie nicht installiert haben. Falls Sie es dennoch versuchen. werden Sie in der Empfängerleiste rechts, wie unten auch gekennzeichnet, ein durchgestrichenes Schloss sehen.

Wenn Sie die „Standardmäßige Verschlüsselung“ aktiviert haben und eine E-Mail an eine Person senden möchten, deren Zertifikat Sie schon installiert haben, dann werden Sie nach der Eingabe des Empfängers merken, dass das Schloss nicht mehr durchgestrichen ist und oben eine Aufschrift „Verschlüsselt „auftaucht.

Legende:

1. Klicken Sie auf den Pfeil um Ihre verschlüsselte und signierte E-Mail abzusenden.

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Cyberangriffe auf Unternehmen und Behörden beginnen meist unspektakulär – mit einem E-Mail. Über Malware werden Computerviren ins IT-System eingeschleust, mit dem Ziel Lösegeld zu erpressen oder Wirtschaftsspionage bzw. Datendiebstahl zu begehen. Den Mitarbeitern ist oft kein Vorwurf zu machen, denn die Phishing-Attacken werden immer raffinierter. Wer die Sicherheit seiner digitalen Business-Kommunikation in den Griff bekommen will, kommt daher um Maßnahmen wie E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur nicht herum. Genau unser Thema – für Unternehmen und Kanzleien, die sich für ihre Tätigkeiten am Einheitlichen Patentgericht der EU rüsten und dabei auf die Dienstleistungen von GLOBALTRUST setzen, haben wir ein besonderes Angebot.

Der Gesamtschaden, der Unternehmen jährlich durch das Öffnen infizierter Anhänge oder das Anklicken von Links entsteht, geht europaweit in hunderte Milliarden. Von Image- und Vertrauensverlusten gar nicht zu reden. Und die Computerkriminalität nimmt noch weiter zu. GLOBALTRUST kann als erfahrener Signaturprovider und Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten den Schutz Ihrer E-Mail-Kommunikation sicherstellen.

Gratis Zusatzfunktion für neue GLOBALTRUST UPC-Produkte

Pünktlich zum Start des Einheitlichen Patentgerichts der EU (EPG) – des Unified Patent Court (UPC) –haben wir ein Top-Angebot für IP-Anwälte und alle Parteien, die vor Gericht eine zuverlässige Authentifizierung brauchen, um Innovationen und geistiges Eigentum zu managen: Bei Neubestellung eines GLOBALTRUST-UPC-Produkts schalten wir die Funktionen „E-Mail-Signatur“ und „E-Mail-Verschlüsselung“ kostenlos für Sie frei.

E-Mail-Kommunikation: Sind Sie wirklich safe?

Der Virenscanner funktioniert, Spamschutz und Firewall sind aktiviert, Ihr Unternehmen fühlt sich sicher? Sie denken, Ihre Systeme sind gegen Angriffe von außen geschützt? Und überhaupt: Wer interessiert sich schon für Ihre Daten?

Sorry to say, aber höchstwahrscheinlich schätzen Sie Ihre Gefährdungslage völlig falsch ein. Phishing-Attacken, Identitätsdiebstahl und Schadsoftware – Internetkriminalität wird immer raffinierter und für Ihre Mitarbeiter wird es immer schwieriger, Fake-Mails von echten E-Mails unterscheiden bzw. falsche Absender zu identifizieren.

Das Thema E-Mail-Sicherheit ist gekommen, um zu bleiben. Schützen können Sie sich nur mit zusätzliche Maßnahmen: mit Signieren und Verschlüsseln.

Setzen Sie auf Prävention mit E-Mail-Signaturen!

Die E-Mail-Signatur sichert die Authentizität einer Nachricht, dient also als Herkunftsnachweis: Es geht darum, die Identität des Senders und die Integrität der Nachricht zu verifizieren. Eine unzerstörte Signatur beweist, dass die Nachricht unterwegs nicht abgefangen und manipuliert wurde, sichert also deren Integrität. Dadurch können keine falschen Absender, bzw. verfremdeten Inhalte mehr vorgetäuscht werden.

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch über die Betrugsmasche Fake-President-Fraud/CEO-Fraud und wie Sie mit unserem Produkt GLOBALTRUST COMPANY vorsorgen können, indem Sie fälschungssichere, digitale Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Jetzt den UPC-Token bestellen und Ihre Vorteile sichern

Mehr Service zum gleichen Preis!

E-Mail-Verschlüsselung für den Schutz sensibler Daten

Wir wissen, dass es mehr als die Hälfte aller Unternehmen und Organisationen (noch) nicht macht, aber wir empfehlen es Ihnen dringend: Setzen Sie zum Schutz Ihrer elektronischen Kommunikation auch auf E-Mail-Verschlüsselung. Sie gewährleistet Vertraulichkeit, verhindert also, dass sensible Daten, Geschäftsgeheimnisse und wertvolle Informationen mitgelesen werden. Eine digital verschlüsselte Nachricht kann nur von den Empfängern geöffnet werden, die über den passenden Schlüssel verfügen.

Sie können E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur miteinander kombinieren, aber auch unabhängig voneinander einsetzen.

Sichere Mandantenkommunikation

Werden Dateien per E-Mail ausgetauscht, geht es mitunter auch um den Datenschutz und Berufsgeheimnis. Eine Verschlüsselung der Daten ist geeignetes Mittel nach DSGVO und kann dabei helfen, entsprechende Haftungsfallen wegen Datenlecks zu vermeiden.

Vorhängeschloss S/MIME

Bei GLOBALTRUST setzen wir auf S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), ein Standardverfahren, mit dessen Hilfe sich E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur nutzen lassen.

S/MIME basiert auf einem asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren. Das heißt: Im Gegensatz zur symmetrischen Verschlüsselung teilen sich die User keinen gemeinsamen geheimen Schlüssel (Private Key), sondern jeder Benutzer greift auf sein eigenes Schlüsselpaar zurück, das aus dem Private Key und einem öffentlichen Schlüssel (Public Key) besteht.

Es handelt sich um ein technisch ausgereiftes Verfahren, bei dem eine lesbare Information (Klartext) in ein unleserliches Pendant (Geheimtext) umgewandelt wird. Der Geheimtext kann nur mit Hilfe eines passenden Schlüssels wieder lesbar gemacht werden. Der passende Schlüssel befindet sich im Fall der GLOBALTRUST UPC-Produkte auf einer sicheren Chipkarte, die in einem USB-Token integriert ist. Zusätzlich zum Schutz mittels Passwort ist der Schlüssel auch nicht-exportierbar und kann physisch weggesperrt werden.

Der Aufwand lohnt sich

Investitionen in E-Mail-Sicherheit sind aufgrund der niedrigen Kosten und der flächendeckenden Verfügbarkeit von E-Mail-Programmen, die S/MIME standardmäßig unterstützen äußerst attraktiv. Wir informieren Sie gerne über die passenden GLOBALTRUST-Produkte. Vereinbaren Sie jederzeit einen Gesprächstermin mit einem unserer Experten.

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)

Hinweis: Ein nachträglicher Upgrade ist nicht möglich.

Folgende weitere Produkttypen unterstützen das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails ebenfalls:
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST UPC Bundle/Token finden Sie hier
✓ Zur Benutzeranleitung für Outlook geht es hier

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Benutzeranleitung zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails mit dem GLOBALTRUST UPC-Token V2.0 (ausgestellt ab 15.Mai 2023) in Microsoft Outlook.
Stand: 9. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Hinzufügen des  Zertifikats in Microsoft Outlook, um E-Mails zu Signieren und/oder verschlüsseln.
Diese Anleitung wurde für Microsoft Outlook 2016 erstellt.

1.2 Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)

Hinweis: Ein nachträglicher Upgrade ist nicht möglich.

Folgende weitere Produkttypen unterstützen das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails ebenfalls:
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST UPC Bundle/Token finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zur Signatur und Verschlüsselung von E-Mails finden Sie hier

2 Kurzfassung

Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

✓ Unter „Datei“ → „Optionen“ → „Trust Center“ → „Einstellungen für das Trust Center“ klicken.
✓ Im neu erschienen Fenster unter „E-Mail Sicherheit“ → „Einstellungen“ klicken um ein neues Sicherheitseinstellungsprofil zu einrichten
✓ Name der Sicherheitseinstellung beliebig eingeben, daraufhin über „Signaturzertifikat“ und „Verschlüsselungszertifikat“  unter „Auswählen“ das benötigte Zertifikate anklicken. (Wenn das Zertifikat nicht gleich angezeigt wird auf „Weitere Optionen“ klicken)

Signieren von E-Mails

✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Signieren“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Verschlüsseln“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Verschlüsseln“ und „Signieren“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

3 Detaildokumentation

3.1 Schritt I – Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

3.1.1 Einstellungen öffnen

Auf „Datei“ klicken

Legende:

1. „Datei“ auswählen

„Optionen“ klicken

Legende:

1. Unten auf „Optionen“ klicken

3.1.3 Trust Center betreten

Legende:

1. „Trust Center“ klicken.
2. „Einstellungen für das Trust Center“ klicken.

3.1.4 Sicherheitsprofile öffnen

E-Mail Sicherheitseinstellungen öffnen

Legende:

1. „E-Mail Sicherheit“ klicken.
2. Unter „Verschlüsselte E-Mail Nachrichten“ auf „Einstellungen „klicken.

3.1.5 Zertifikate auswählen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Legende:

1. „Name der Sicherheitseinstellung“ einstellen.
2. „Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten“ auswählen.
3. „Signaturzertifikat“ auswählen.
4. „Verschlüsselungszertifikat“ auswählen.
5. „Signierten Nachrichten diese Zertifikate hinzufügen“ → „OK“

3.1.6 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.2 Schritt II – Signieren von E-Mails

3.2.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.2.2 E-Mail signieren und abschicken

E-Mail signieren und abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Signieren“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.2.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.3 Schritt II – Verschlüsseln von E-Mails

3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt dem Sie eine verschlüsselte Nachricht senden möchten, muss dieser in Ihrem Adressbuch sein.

Personen öffnen und neuen Konakt anlegen

Legende:

1. 1. Auf „Personen“ → „Neuer Kontakt“

Kontaktdaten eingeben und Speichern

Legende:

1. 1. Name eingeben
   2. E-Mail eingeben
   3. „Speichern & schließen“ klicken

3.3.2 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. 1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.3.3 E-Mail verschlüsseln und abschicken

E-Mail verschlüsseln und abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Verschlüsseln“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.3.4 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.4 Schritt II – Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt, an den Sie die verschlüsselte Nachricht senden möchten noch nicht in Ihrem Adressbuch hinzugefügt haben, gehen Sie zu 3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

3.4.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.4.2 Signiertes und verschlüsseltes E-Mail abschicken

E-Mail signieren und verschlüsseln daraufhin abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Signieren“ und „Verschlüsseln“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.4.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

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Elektronische Signaturen auf PDFs oder anderen Dokumenten erfüllen zwei Zwecke: Sie garantieren die Echtheit und Integrität des Dokuments und ermöglichen es, den Unterzeichner des Dokuments zu identifizieren. Regulatorische Auflagen und Schutzmaßnahmen machen das möglich: Für jede elektronische Signaturlösung ist ein Zertifikat erforderlich, das wiederum auf einem sogenannten privaten Schlüssel beruht. Wird der nicht geschützt, sind Identitätsdiebstahl und anderen Attacken Tür und Tor geöffnet. Treffen Sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre privaten Schlüssel geheim zu halten – mit cloudbasierten Key-Management-Systemen (KMS) beispielweise.

Die gute alte Cryptodatei – bitte nur Lightweight-Policy!

Sehr verbreitet sind private Schlüssel als Cryptodateien (PKCS12-Standard, .pfx und .p12). Sie sind einfach in der Handhabung und finden die breiteste Unterstützung in gängiger Software. Aber: Wird der private Schlüssel nur als passwortgeschützte Datei erzeugt, besteht das Risiko, dass ein Angreifer den Schlüssel kopiert missbräuchlich einsetzt. Konsequenterweise werden daher auch Signaturen, die mit einem derartigen Mechanismus erzeugt werden, von Adobe-Produkten nicht als gültig angesehen.

Streng geheim: Zertifikate und dazugehörige Schlüssel auf sicheren Chipkarten

Für gehobene Sicherheitsanforderungen haben sich Smartcards in verschiedenen Erscheinungsformen etabliert. Hier wird der private Schlüssel auf nicht-exportierbare Weise in einer Chipkarte erzeugt. Üblicherweise erfordert die einzelne Signaturfreigabe dann noch die Eingabe einer PIN. Der Sicherheitsgewinn liegt auf der Hand: Im Gegensatz zur bloßen Datei kann man die Karte auch physisch wegsperren. Manche Smartcards sind sogar als qualifizierte Signaturerstellungseinheiten bescheinigt. Zu den Nachteilen zählen sicherlich die erhöhte Komplexität bei Installation und Betrieb – die nach Suche kompatiblen Kartenlesern, Treibersoftware-Herausforderungen, Kartenverlust und physische Defekte inklusive.

Viele Unserer Kunden lehnen daher den Aufbau eines „Kartenhauses“ ab.

HSM, der Ferrari in Sachen Schlüsselverwaltung

Die sicherste Methode, private Schlüssel auch wirklich privat zu halten, ist der Einsatz von besonders manipulationssicheren Geräten, sogenannten Hardware Security Modulen (HSMs) in einem geschützten Rechenzentrum. HSMs sind äußerst effektiv und performant, erfordern aber Spezialkenntnisse. Dadurch klettern die Kosten für die Verwaltung schnell in lichte Höhen. HSMs sind deshalb fast ausschließlich bei großen Organisationen beispielweise in den Bereichen Finanz, kritische Infrastruktur, Verteidigung usw. im Einsatz.

Schlüsseldienst „Key-Management-System“

Für Unternehmen gibt es günstigere Wege, die Herausforderungen einer sicheren Schlüsselverwaltung zu meistern. Google, Amazon, Microsoft und Co. bieten mit Ihren cloudbasierten Key-Management-Systemen (KMS) einen einfachen Zugang. Nutzer können sich ein Plätzchen in deren HSM-Infrastruktur „mieten“. Die grafische Benutzeroberfläche gibt´s obendrauf und die Kosten sind überschaubar.

Wir bei Globaltrust unterstützen die gängigen Key Management Systeme:

• Amazon Web Services Key Management Service (AWS KMS)
• Google Cloud KMS
• Microsoft Azure Key Vault
• IBM Key Protect for IBM Cloud

Das heißt, wir stellen Zertifikate zu Schlüsseln aus, die Sie in diesen Systemen erstellen und verwalten. Sie nutzen den Schlüssel in Ihrer gewohnten Infrastruktur und können jederzeit sicher sein, dass die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt sind. Auch und insbesondere auf FIPS 140-2 Level 3 – dem US-Standard zur Validierung von Kryptomodulen, wie er beispielsweise vom Adobe Reader verlangt wird, der ein elektronisch signiertes Dokument überprüft.

Um welche Signaturlösungen geht’s?

Unterstützt werden in dem KMS die einfachen und die fortgeschrittenen e-Signaturen. Wenn Sie allerdings mit qualifizierten Signaturen und Firmensiegeln arbeiten wollen – oder nicht wollen, dass Ihr Schlüssel in Übersee verwaltet wird – gelten andere Regeln.

Entscheiden Sie sich etwa für TRUST2GO®, unsere qualifizierte Cloud-Signatur gemäß EU-eIDAS-Verordnung, wird als zugrundeliegende Hardware eine HSM mit Bescheinigung als qualifizierte Signatur- und Siegelerstellungseinheit verwendet.

Zertifikat anfordern

Um ein Zertifikat zu einem im KMS erzeugten Schlüssel zu erhalten, einen Certificate Signing Request (CSR). Außerdem müssen Sie nachweisen, dass Ihr CSR im Key-Management-System erzeugt wurde. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer Key Attestation. Manches KMS bieten die Möglichkeit, diese Key Attestation selbst zu erzeugen. Bitte nehmen Sie in jedem Fall vorab mit uns Kontakt auf!

Kosten kalkulieren

Je nach Produkt verrechnen wir Ihnen nur die spezifischen Zertifikatskosten sowie einen Aufpreis für die Key Attestation. Unabhängig davon können beim KMS-Anbieter auch noch fixe oder transaktionsbezogene Kosten anfallen.

Sie hier und Ihre Daten in Übersee?

Sie wollen nicht, dass Google und Co. Ihre privaten Schlüssel in den USA verwalten?

Dann setzen Sie auf sicher aufbewahrte kryptografische Hardwaregeräte wie

• Smartcard
• USB-Token
• HSM (Hardware Security Modul)

Wenn Sie eine Cloudlösung bevorzugen, die in Österreich beheimatet ist, empfehlen wir Ihnen unser Produkt  TRUST2GO® – hier steht das HSM bei uns im zertifizierten Rechenzentrum, auf Wiener Boden.

Alternative in PHP

Sie wollen ein KMS verwenden, von uns das Zertifikat beziehen und benötigen eine Lösung in PHP? Dann empfehlen wir Ihnen die SetaPDF-Signer-Komponente des deutschen Unternehmens SetASign: Hier finden Sie dazu Informationen.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über Key-Management-Systeme wissen wollen.

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Mit Brief und (E-)Siegel

Stempeln Sie noch, oder siegeln Sie schon? Vollautomatisiert und auf höchstem Sicherheitsniveau? Wenn Sie es noch nicht tun, sollten Sie darüber nachdenken: Sie können das elektronische Siegel als Digitalisierungsturbo nutzen und es zum zentralen Gamechanger Ihrer Organisation machen. Haben Sie gewusst, dass es Verwaltungsvorgänge gibt, in denen das qualifizierte elektronische Siegeln bereits gesetzlich vorgeschrieben ist? Mit TRUST2GO®, unserer qualifizierten Cloud-Signatur, bieten wir Ihnen auch eine digitale Stempellösung an.

Wir besiegeln das für Sie

Digitalisierungsschub gefällig? Stellen Sie von Firmenstempel auf elektronisches Siegel um. Die EU-eIDAS-Verordnung hat 2016 nicht nur die Fernsignatur, sondern auch das elektronische Fernsiegel eingeführt. Seither können Dokumente schnell und komfortabel digital im Namen der Firma signiert bzw. besiegelt werden. Das elektronische Siegel bestätigt den Ursprung der Daten, die also als Herkunftsnachweis. Außerdem beweist ein unzerstörtes Siegel, dass die Daten nicht unterwegs abgefangen und manpuliert worden sind, also die Unversehrtheit.

Was jetzt: digitale Signatur oder digitales Siegel?

Technisch unterscheiden sich elektronische Siegel und Signaturen nicht, sie werden nur anders genutzt: Elektronisch unterschreiben können ausschließlich natürliche Personen, um eine Willenserklärung auszudrücken. Elektronisch gesiegelt wird von juristischen Personen – also Unternehmen, Vereinen und Behörden. Während eine qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, bestätigt ein qualifiziertes elektronisches Siegel die Richtigkeit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten, mit denen es verbunden ist – ebenso rechtswirksam:

„Für ein qualifiziertes elektronisches Siegel gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.“ (Art 35 Abs 2)

Wie bei den elektronischen Signaturen unterscheidet man zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Siegeln.

Abgestempelt? Ja, sicher!

Der große Vorteil des digitalen Siegels: Es ist keine 2-Faktor-Authentisierung erforderlich. Das Siegeln darf vollautomatisch erfolgen, ohne dass Sie bei jedem Dokument TAN, PIN oder Fingerprint eingeben müssen.

Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und das elektronische Siegel eignet sich als automatisierter Prozess auch bei sehr hohem Dokumentenaufkommen. Das erleichtert den Workflow und beugt Fälschungen und Betrügereien vor.

• Zum Beispiel, wenn Rechnungen und Honorarnoten gesiegelt werden: Die Empfänger haben die Sicherheit, dass die Honorarnoten vom Siegelersteller stammen und nicht unterwegs von Betrügern abgefangen und verändert wurden. Denn immer wieder gelangen gefälschte, aber täuschend echt aussehende Rechnungen in Umlauf, weil E-Mail-Adressen von Rechnungseingängen gekapert und Rechnungen abgefangen werden. Die Rechnungen werden anschließend kopiert und der IBAN darauf verändert. Das Geld der Kunden verschwindet in den Taschen Krimineller.
• Oder wenn es um die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten geht. Auch hier ist das digitale Siegel eine effiziente Alternative zur elektronischen Signatur – auf demselben höchsten Sicherheitsniveau.
• Weitere Szenarien sind alltägliche Geschäftskorrespondenzen wie Angebote, Lieferscheine und Korrespondenzen.

Gesetzlich angeordnete (Fern-)siegel

Was muss, das muss: Manchmal ist das qualifizierte Siegeln sogar (EU-)rechtlich vorgeschrieben.

• EPREL
  In der Europäischen Produktdatenbank für die Energieverbrauchskennzeichnung (EPREL) finden Verbraucher Informationen über Produkte mit Energielabel und die energiesparendsten Elektrogeräte. Seit 2019 müssen Lieferanten ihre Produkte mit Energielabel in der EPREL registrieren – dazu muss jedes Produkt besiegelt werden.
• PSD2
  Die Payment Services Directive („PSD2“) ist eine EU-Richtlinie, die Zahlungsdienstleister zur Siegelverwendung verpflichtet, wenn Sie auf Bankenschnittstellen bzw. auf Konten von Bankkunden zugreifen: Ein Thema seit 2019, als Banken ihre IT-Infrastruktur gegenüber Drittanbietern öffnen mussten. Dafür sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen notwendig. Wer als Drittdienstleister agiert, muss sich beim automatisierten Zugriff auf die PSD2-Schnittstelle mit einem oder mehreren Zertifikaten identifizieren. Vorgeschrieben sind entweder die Verwendung von qualifizierten Website-Zertifikaten (QWAC) oder von qualifizierten Zertifikaten für elektronische Siegel.

Deutschland, deine Ämter

Während wir in Österreich gemäß E-Government-Gesetz – E-GovG für Behörden mit der „Amtssignatur“ ein eigenes Siegel haben, das auf jedem Steuerbescheid, Strafmandat oder Universitätszeugnis angebracht ist, fehlt in Deutschland ein vergleichbarer digitaler Amtsstempel. Deutsche Behörden greifen daher vermehrt auf das qualifizierte Siegel nach eIDAS zurück.

Elektronisches Siegel, Qualified eSeal Certificate, Fernsiegel

Egal, wie Sie es nennen – Egal, ob Sie als Amt oder Unternehmen zu uns kommen, ein EPREL-konformes Firmensiegel benötigen oder als FinTech besonderen Sicherheitsstandards unterliegen, wir informieren Sie gerne näher darüber, wie Sie mit unserem Produkt TRUST2GO® das elektronische Siegel ganz einfach und rechtlich sicher im gesamten EU-Raum einsetzen können.

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Die Europäische Datenbank für die Energieverbrauchskennzeichnung von Produkten (EPREL) erfordert die Verwendung qualifizierter elektronischer Siegel, um die Authentizität der hochgeladenen Informationen zu gewährleisten. Ab Februar 2022 müssen Lieferanten ihre Identität auf der EPREL-Plattform mit Hilfe von elektronischen Siegeln digital verifizieren. Die Europäische Kommission fordert ausdrücklich die Verwendung qualifizierter elektronischer Siegel, da diese die Verifikationsanforderungen am besten erfüllen. Durch den Erwerb eines qualifizierten elektronischen Siegels können Unternehmen nicht nur die rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit EPREL erfüllen, sondern ihren elektronischen Geschäftsverkehr auch in ganz anderen Anwendungsfällen vertrauenswürdiger gestalten.

Entwicklung von Energielabels und der Europäischen Datenbank zur Energieverbrauchskennzeichnung von Produkten (EPREL)

Energielabel haben eine lange Geschichte und wurden in der Europäischen Union erstmals 1994 für ausgewählte Haushaltsgeräte eingeführt. Im Laufe der Zeit haben sich diese Kennzeichnungen zu einer richtigen Institution entwickelt. Die EU ist bestrebt, mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten – dies führte zur Einrichtung einer Online-Produktdatenbank namens EPREL (European Product Energy Label Database). Lieferanten sind verpflichtet, bestimmte Informationen in diese Datenbank hochzuladen, um das vorgeschriebene Energielabel für ihre Produkte zu generieren.

EPREL: Stärkung von Verbrauchern und Lieferanten

EPREL verfolgt zwei Ziele. Erstens müssen Lieferanten die erforderliche technische Dokumentation hochladen, um der Verordnung (EU) 2017/1369 zu entsprechen. Zweitens ermöglicht der öffentliche Bereich der Datenbank Verbrauchern den Zugang zu wichtigen Produktinformationen wie Energieeffizienz, Abmessungen, Garantiedetails, Jahresverbrauch und mehr, indem sie einfach den QR-Code auf dem Energielabel scannen.

EPREL-Registrierungspflicht für verschiedene Produktgruppen ab 2019

Ab dem 1. Januar 2019 ist die EPREL-Registrierung für verschiedene Produktgruppen obligatorisch, darunter Klimaanlagen, Haushaltskochgeräte, Haushaltsgeschirrspüler, Wasserkocher und Warmwasserbereiter, Glühbirnen und Lampen, Raumheizgeräte, Haushaltskühl- und -gefriergeräte, gewerbliche Kühlgeräte, elektronische Bildschirme einschließlich Fernsehgeräte, Wäschetrockner, Wohnungslüftungsgeräte, Haushaltswaschmaschinen und Reifen.

Um Produkte in EPREL zu registrieren, müssen sich Organisationen zunächst auf der Plattform anmelden. Seit Februar 2022 verlangt die EPREL-Plattform jedoch von Lieferanten (als juristische Personen) eine digitale Identitätsprüfung. Dieser Verifizierungsprozess basiert auf der Technologie elektronischer Siegel. Elektronische Siegel werden, ähnlich wie elektronische Signaturen, in drei Typen unterteilt: einfaches, fortgeschrittenes und qualifiziertes elektronisches Siegel. Für die EPREL-Registrierung verlangt die Europäische Kommission ein Qualifiziertes Elektronisches Siegel, da es die Authentizität der hochgeladenen Informationen effektiv gewährleistet.

Umfassendes Angebot an Siegel- und Signaturdiensten

Qualifizierte elektronische Siegel werden bei Weitem nicht nur für die EPREL-Registrierung verwendet, sondern auch für viele andere Zwecke. Digitale Siegel ersetzen Firmenstempel und sind etwa den Bereichen elektronische Rechnungen, Angebote und der Digitalisierung des Posteingangs immer beliebter. Sie gewährleisten die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente und schützen Unternehmen und Kunden gleichermaßen. Qualifizierte elektronische Siegel werden auch zur Sicherung sensibler Dokumente und Transaktionen in Branchen wie dem Finanz-, Gesundheits- und Rechtswesen eingesetzt. Als zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter gemäß eIDAS-VO bieten wir ein umfassendes Spektrum an Signaturlösungen an, das über qualifizierte Siegel hinausgeht und elektronische Signaturen, Zeitstempel, S/MIME und Codesigning, SSL und andere Zertifikatsdienste umfasst. Mit unserem Angebot an Vertrauensdiensten können Organisationen ihre digitale Sicherheit erhöhen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern und eine vertrauenswürdige digitale Umgebung für Kunden und Partner schaffen. Starten Sie noch heute!

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