Was kostet es, nicht papierlos zu arbeiten?

2. August 2023
E-Signaturen sind ein intelligenter Baustein der Prozessoptimierung und können beachtliche Kostenreduktionen bewirken

Obwohl die Digitalisierung nahezu jeden Aspekt des Arbeitsalltags erreicht hat, spielt die Unterschrift und mit ihr das Druckpapier in B2B-Umgebungen eine entscheidende Rolle – und verursacht leicht vermeidbare Kosten. Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen diese überflüssigen Ausgaben drastisch reduzieren, ihre Prozesse rationalisieren und zu einem nachhaltigeren Ansatz beitragen.

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Druck- und Versandkosten: Kleinvieh macht auch Mist

Jeder Mitarbeiter druckt durchschnittlich 5750 Seiten pro Jahr. Bei durchschnittlichen Druckkosten von 6 Cent pro DIN-A4-Seite ergeben sich daraus Kosten von 345 € pro Mitarbeiter. Zusätzlich fallen oft noch Portokosten an, die die Gesamtkosten weiter erhöhen. Diese Kosten variieren je nach Größe und Gewicht und der Entfernung, über die das Papier – zum Beispiel der Vertrag – zugestellt werden muss. Darüber hinaus beansprucht die physische Archivierung von Papierdokumenten Platz. Im Laufe der Zeit steigt mit der Anzahl der archivierten Papierbelege auch der Bedarf an physischem Lagerplatz, was für die Unternehmen zusätzliche Ausgaben mit sich bringt. Dadurch wird nicht nur wertvoller Büroraum in Anspruch genommen, sondern es müssen auch geeignete Archivierungssysteme eingerichtet werden, um im Bedarfsfall einen einfachen Zugriff auf die Dokumente und deren Abruf zu gewährleisten.

Unterschrift: letzter Show-Stopper für die Digitalisierung?

Trotz des Fortschritts in der digitalen Welt ist das Drucken von Dokumenten nach wie vor ein wichtiger Aspekt des täglichen Arbeitslebens. In vielen B2B-Umgebungen ist jedoch die Notwendigkeit handschriftlicher Unterschriften der einzige Grund dafür, nicht vollständig auf Papier zu verzichten und weiterhin Dokumente zu drucken. Dank des technologischen Fortschritts kann diese kostspielige und zeitaufwändige Praxis jedoch durch die Einführung elektronischer Signaturen, auch bekannt als E-Signaturen, leicht vermieden werden. E-Signaturen bieten eine sichere und rechtsverbindliche Alternative zur handschriftlichen Unterschrift und ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren, den Papierverbrauch zu reduzieren und die mit dem Drucken, Scannen und Speichern physischer Dokumente verbundenen Kosten zu vermeiden. Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen Beitrag zu einem umweltfreundlicheren und nachhaltigeren Geschäftsansatz leisten.

Erhebliche Kostensenkung für innovationsfreudige Unternehmen

In vielen Branchen umfasst ein durchschnittlicher Vertrag gut 20 Seiten, was bei einem angenommenen Preis von 6 Cent pro DIN-A4-Seite zu erheblichen Druckkosten führt. Ein einzelner Vertrag würde somit etwa 1,20 € kosten, Post- und Archivkosten noch nicht mitberücksichtigt. Die elektronische Signatur kann hier zu erheblichen Einsparungen führen. Mit e-Signaturen kann der gesamte Vertrag rechtssicher elektronisch abgewickelt werden, wodurch die Kosten auf nur 0,02 € pro Vertrag/Dokument gesenkt werden können, dies unabhängig von der Seitenzahl. (als Vergleichsbasis haben wir unser meistverkauftes Signaturenkontigent von TRUST2GO mit bis zu 50 Benutzern verwendet). Durch den Einsatz von Signaturlösungen können Unternehmen in diesem Beispiel also eine Kostenreduktion auf gut ein Fünfzigstel erreichen, was das Verfahren äußerst attraktiv macht.

Papierloser Vertrag: entscheidender Baustein moderner Prozessrationalisierung

Natürlich fallen auch bei elektronischen Dokumenten und digital signierten Verträgen Archiv-/Speicherkosten an, und es sind Backup-und Restorefrage sowie solche der Sicherheit und Durchsuchbarkeit zu regeln. Auch hier gibt es einen ähnlichen Kostenvorteil wie in der analogen Welt.

Die Umstellung auf das papierlose Büro, insbesondere die elektronischer Signatur, kann dazu beitragen, diese Probleme abzufedern. Im Ergebnis übertreffen elektronisch signierte Verträge ihr papierhaftes Gegenstück in Bezug auf Kosteneffizienz, Convenience und Durchlaufgeschwindkeit eindeutig. Die beträchtlichen Einsparungen beim Druck  den Postgebühren und der physischen Aufbewahrung machen die elektronische Unterschrift zur intelligenteren und nachhaltigeren Wahl für innovative Unternehmen. Ihr rationalisierter Prozess und die verbesserte Produktivität festigen ihre Position als klarer Sieger im Wettlauf mit papierbasierten Methoden.

So kommen Sie zur e-Signatur in drei einfachen Schritten 

Beantragen: Einzelne Accounts fordern Sie am Einfachsten hier an. Bei größerem Bedarf (ab 10 Unterzeichner) nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt mit uns auf, um eine Stapelbestellung vorzubereiten.

Identifizieren: Sie werden im Anschluss per Mail zur Teilnahme an einer Video-Identifizierung über unseren deutschen Partner eingeladen – qualifizierte Signaturen können zur Verhinderung von Missbrauch ausschließlich nach einer Identitätsprüfung bereitgestellt werden. Den Videocall können Sie Montag bis Sonntag, 7:00 bis 22:00 Uhr ohne Termin erledigen. Halten Sie einen gültigen Reisepass oder Personalausweis bereit und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung.

Aktivieren: Im Anschluss an die erfolgreiche Identifizierung benachrichtigen wir Sie über die Freischaltung. Die Lösung arbeitet 100% cloud-basiert – Wartezeit für Postversand, sperrige Kartenleser und Kompatibilitätsprobleme müssen Ihnen daher kein Kopfzerbrechen bereiten.

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Wie können wir Sie erreichen?

Team kontaktieren: +43 1 532 0 944

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen für ein unverbindliches Beratungsgespräch  zur Verfügung.

Erreichbarkeit: Mo. – Fr. 9:00 – 17:00

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