Benutzeranleitung zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails mit dem GLOBALTRUST UPC-Token V2.0 (ausgestellt ab 15.Mai 2023) in Microsoft Outlook.
Stand: 9. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Hinzufügen des  Zertifikats in Microsoft Outlook, um E-Mails zu Signieren und/oder verschlüsseln.
Diese Anleitung wurde für Microsoft Outlook 2016 erstellt.

1.2 Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)

Hinweis: Ein nachträglicher Upgrade ist nicht möglich.

Folgende weitere Produkttypen unterstützen das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails ebenfalls:
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST UPC Bundle/Token finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zur Signatur und Verschlüsselung von E-Mails finden Sie hier

2 Kurzfassung

Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

✓ Unter “Datei” → “Optionen” → “Trust Center” → “Einstellungen für das Trust Center” klicken.
✓ Im neu erschienen Fenster unter “E-Mail Sicherheit” → “Einstellungen” klicken um ein neues Sicherheitseinstellungsprofil zu einrichten
✓ Name der Sicherheitseinstellung beliebig eingeben, daraufhin über “Signaturzertifikat” und “Verschlüsselungszertifikat”  unter “Auswählen” das benötigte Zertifikate anklicken. (Wenn das Zertifikat nicht gleich angezeigt wird auf “Weitere Optionen” klicken)

Signieren von E-Mails

✓ Oben links “Neue E-Mail” klicken. Unter “Optionen” auf “Signieren” klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links “Neue E-Mail” klicken. Unter “Optionen” auf “Verschlüsseln” klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links “Neue E-Mail” klicken. Unter “Optionen” auf “Verschlüsseln” und “Signieren” klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

3 Detaildokumentation

3.1 Schritt I – Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

3.1.1 Einstellungen öffnen

Auf “Datei” klicken

Legende:

1. „Datei“ auswählen

“Optionen” klicken

Legende:

1. Unten auf “Optionen” klicken

3.1.3 Trust Center betreten

Legende:

1. “Trust Center” klicken.
2. “Einstellungen für das Trust Center” klicken.

3.1.4 Sicherheitsprofile öffnen

E-Mail Sicherheitseinstellungen öffnen

Legende:

1. “E-Mail Sicherheit” klicken.
2. Unter “Verschlüsselte E-Mail Nachrichten” auf “Einstellungen “klicken.

3.1.5 Zertifikate auswählen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Legende:

1. “Name der Sicherheitseinstellung” einstellen.
2. „Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten” auswählen.
3. “Signaturzertifikat” auswählen.
4. “Verschlüsselungszertifikat” auswählen.
5. “Signierten Nachrichten diese Zertifikate hinzufügen” → “OK”

3.1.6 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → “Login” klicken.

3.2 Schritt II – Signieren von E-Mails

3.2.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf “Neue E-Mail” klicken.

3.2.2 E-Mail signieren und abschicken

E-Mail signieren und abschicken

Legende:

1. “Optionen” → “Signieren” klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.2.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → “Login” klicken.

3.3 Schritt II – Verschlüsseln von E-Mails

3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt dem Sie eine verschlüsselte Nachricht senden möchten, muss dieser in Ihrem Adressbuch sein.

Personen öffnen und neuen Konakt anlegen

Legende:

1. 1. Auf “Personen” → “Neuer Kontakt”

Kontaktdaten eingeben und Speichern

Legende:

1. 1. Name eingeben
   2. E-Mail eingeben
   3. “Speichern & schließen” klicken

3.3.2 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. 1. Auf “Neue E-Mail” klicken.

3.3.3 E-Mail verschlüsseln und abschicken

E-Mail verschlüsseln und abschicken

Legende:

1. “Optionen” → “Verschlüsseln” klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.3.4 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → “Login” klicken.

3.4 Schritt II – Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt, an den Sie die verschlüsselte Nachricht senden möchten noch nicht in Ihrem Adressbuch hinzugefügt haben, gehen Sie zu 3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

3.4.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf “Neue E-Mail” klicken.

3.4.2 Signiertes und verschlüsseltes E-Mail abschicken

E-Mail signieren und verschlüsseln daraufhin abschicken

Legende:

1. “Optionen” → “Signieren” und “Verschlüsseln” klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.4.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → “Login” klicken.

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