E-Rechnung: Rechtsfragen und wichtige Änderungen

EU-Richtlinie 2010/45/EU beseitigt Unterschiede in Papier- und E-Rechnung

Bisher mussten zur Vorsteuerabzugsfähigkeit E-Rechnungen elektronisch archiviert werden. Mit der neuen EU-Richtlinie 2010/45/EU wurde Papier- und E-Rechnung gleichgestellt. E-Rechnungen dürfen ausgedruckt und in Papierrechnung archiviert werden und umgekehrt.

Was der Empfänger macht, bleibt ihm freigestellt, es gibt kein verpflichtendes Verfahren zur Sicherung der Unversehrtheit einer Rechnung.

Der Empfänger muss nur ausreichend in einem “innerbetrieblichen Steuerungsverfahren” die Korrektheit der Rechnung dokumentieren. Die Verordnung StF BGBl. II Nr. 583/2003 idgF (“Bestimmung der Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung”) stellt die Vorsteuerabzugsfähigkeit für jede im Sinn eines “innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens” dokumentierte E-Rechnung, auch für fortschrittlich signierte E-Rechnungen klar.

GLOBALTRUST ADVANCED bietet eine kostengünstige Lösung zur Sicherung der Unversehrtheit einer Rechnung an.

Information des Finanzministeriums

Wie diese “innerbetrieblichen Steuerungsverfahren” auszusehen haben und zur Zulässigkeit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur informiert das BMF auf der Website https://www.bmf.gv.at/Steuern/Fachinformation/Umsatzsteuer/In… (Archiv-Kopie siehe: http://ftp.freenet.at/ber/bmf-info-ebilling.pdf).

Dabei stellt das BMF ausdrücklich klar, dass Rechnungen, die mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen sind, jedenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigen.

ADVANCED vom Signaturprüfdienst der RTR anerkannt!

GLOBALTRUST ADVANCED ist schon seit vielen Jahren vom Signaturprüfdienst der RTR anerkannt (http://ftp.freenet.at/int/rtr-bescheid-a-10_2004-7-a-cert_adv…), mehrere tausend EU-Unternehmen vertrauen auf die Qualität der GLOBALTRUST Zertifikate für die E-Rechnung.

Ob eine Rechnung fortgeschritten elektronisch signiert ist, lässt sich anhand der Onlineprüfung einer digitalen Signatur auf der Website der RTR unter: https://www.signaturpruefung.gv.at leicht überprüfen – beispielsweise mit dem Muster einer digitalen Rechnung (https://www.globaltrUSt.eu/static/musterrechnung-neu2.pdf). Eine Signatur ist dann gültig, wenn das Ergebnis der Onlineprüfung sowohl beim Signaturwert, als auch beim Zertifikat “OK” ist. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen Prüfbericht (https://www.globaltrUSt.eu/static/musterrechnung_rtr_pruefber…), mit weiteren Details zur Signatur herunterzuladen.

Keineswegs muss jede Rechnung einzeln online geprüft werden. Schließlich stellt das ADVANCED Stammzertifikat ein fortgeschrittenes Zertifikat dar, welches von der RTR Onlineprüfung geprüft werden kann. Aus diesem Grund, berechtigen, gemäß BMF, sämtliche von GLOBALTRUST ADVANCED Zertifikaten signierte Rechnungen zum Vorsteuerabzug. Details befinden sich auf der Website des Finanzministeriums: https://www.bmf.gv.at/Steuern/Fachinformation/Umsatzsteuer/In….

Vorteile des Zertifizierungsverfahrens ADVANCED

Im Gegensatz zur sogenannten “qualifizierten” elektronischen Signatur, die zwingend die Verwendung von Hardware-Lösungen (Smartcard, HardwareScurityModule/HSM oder USB-Token mit Kryptochip) zur Speicherung des Signierschlüssels vorschreiben, stellt ADVANCED die Speicherform bei der fortgeschrittenen Signatur frei. Damit werden nicht automatisch zusätzliche teure Hardware-Investitionen und -Installationen benötigt.

Der Anwender kann damit die elektronische Signatur ortsunabhängig einsetzen, die Signierabläufe können leicht automatisiert werden und technische Änderungen können rasch umgesetzt werden.

Auch die Anpassung an die bestehenden Rechnungslegungssysteme ist wesentlich leichter realisierbar und erlaubt höhere Flexibilität, bessere Integration in die innerbetrieblichen Abläufe und geringere Kosten.

Welche “Nachteile” hat eine fortgeschrittene Signatur?

Die sichere Verwahrung des Signaturschlüssels liegt in der Verantwortung des Signators. Werden entsprechende technisch-organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gesetzt, dann ist die Sicherheit im Sinne des Signaturgesetzes gegeben. GLOBALTRUST hilft gern bei der Entwicklung der erforderlichen Sicherheitsstrategie.

Mit ADVANCED formatunabhängig signieren

Die Unternehmen können ihre elektronischen Rechnungen in beliebigen Formaten erzeugen (XML- oder html-Format, pdf- oder doc-Dateien), signieren und an die Kunden versenden.

Wann darf eine E-Rechnung ausgestellt werden?

Elektronische Rechnungen dürfen ausgestellt werden, wenn der Vertragspartner ausdrücklich (vertraglich) oder konkludent zugestimmt hat oder wenn dies in den AGB gültig vereinbart ist.

Vorteile der elektronischen Rechnungslegung

Für den Aussteller (Lieferanten) ergeben sich mit Verwaltungsvereinfachung, Zeitersparnis und Kosteneinsparungen eine Fülle von Vorteilen. Aber auch für den Empfänger habenE-Rechnungen Vorteile, sofern der Aussteller flexibel an unterschiedliche Bedürfnisse des Empfängers reagieren kann. Durch geeignete Formate können die elektronischen Daten sofort in eigene Buchhaltungssysteme übernommen werden, Administration und Rechnungskontrolle werden wesentlich vereinfacht.

Grundlagen zur E-Rechnung

Grundlage der elektronischen Rechnungslegung ist die EU-Richtlinie 2010/45/EU. Diese Richtlinie sieht eine völlige Gleichstellung von Papier- und E-Rechnung vor.

Rechnungsempfängern ist nun freigestellt, wie sie erhaltene Rechnungen verarbeiten und archivieren, sie müssen dies nur durch ein innerbetriebliches Prüfverfahren (amtsdeutsch “innerbetriebliches Steuerungsverfahren”) dokumentieren.

Wichtigste Konsequenz der EU-Richtlinie ist die Möglichkeit, elektronisch erhaltene Rechnungen auszudrucken und in Papierform zu archivieren. Dies wird besonders die rund 360.000 Kleinunternehmer in Österreich freuen. Österreich hat ausdrücklich auf die Möglichkeit verzichtet, vorzuschreiben, dass erhaltene Rechnungen in derselben technischen Form archiviert werden müssen, wie sie erhalten wurden. Papierrechnungen dürfen daher seit 1.1.2013 gescannt und ausschließlich elektronisch archiviert werden, E-Rechnungen dürfen ausgedruckt und ausschließlich in Papierform archiviert werden.

Beachtung eines Prüfsystems entscheidend – drei Schritte erforderlich

Für ordnungsgemäß agierende Unternehmen bedeuten die Anforderungen keine neuen Verpflichtungen. Schon bisher waren Unternehmen verpflichtet eingehende Forderungen auf (1) ihre Zulässigkeit, (2) ihre gesetzmäßige Ausstellung und (3) ihre Eignung als Forderungsnachweis zu prüfen. Neu ist, dass jeder einzelne Schritt elektronisch oder manuell erfolgen kann und die Schritte beliebig kombiniert werden können.

(1) Zulässigkeit

Zulässig sind eingehende Forderungen (“Rechnung”), wenn ihnen eine Bestellung, ein Vertrag, ein Lieferschein, tatsächliche Lieferungen (faktische Vertragserfüllung) oder eine sonstige rechtlich zulässige Vereinbarung/Verpflichtung zugrunde liegt. Die Form dieser Vereinbarung kann frei gewählt werden und kann schriftlich, elektronisch, mündlich oder durch konkludentes Handeln erfolgen. Wesentlich ist, dass die Vereinbarung gemeinsam mit der Forderung dokumentiert wird. Die Dokumentation kann in Papierform (beleghaft) oder elektronisch erfolgen.

(2) gesetzmäßige Ausstellung

Eine Forderung wird zu einer Vorsteuer abzugsfähigen Rechnung, wenn sie die Merkmale des § 11 UStG erfüllt, im Wesentlichen muss sie Name und Anschrift des Lieferanten, Name und Anschrift des Empfängers, Menge, Bezeichnung und Entgelt der Lieferung, Tag der Lieferung, entfallender Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Lieferanten enthalten. Für Kleinbeträge (unter 150,- Euro) und diverse Spezialfälle gibt es vereinfachte bzw. abweichende Bestimmungen. Die Prüfung der gesetzmäßigen Ausstellung kann manuell oder elektronisch (automatisiert) erfolgen.

(3) Eignung als Forderungsnachweis

Präzisiert hat die EU-Richtlinie die Anforderungen einer Rechnung zur Eignung als Forderungsnachweis. Es muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Dies kann wiederum manuell oder elektronisch (automatisiert) erfolgen. In der Regel sind “Echtheit der Herkunft” und “Unversehrtheit des Inhalts” Nebenprodukte der Zulässigkeitsprüfung. Stimmen Forderung und Lieferung, die Daten des Lieferanten mit denen des Rechnungslegers überein, sind diese Punkte automatisch erfüllt. Die Lesbarkeit kann der Rechnungsempfänger durch Verwendung anerkannter elektronischer Dokumentenformate sichern (etwa pdf, tiff, …) oder schlicht durch Ausdrucken und Archivieren des Papierbeleges. Letzteres ist besonders für Kleinunternehmen von Bedeutung.

Fortgeschrittene elektronische Signatur bleibt einfachstes Mittel

Mit der neuen EU-Richtlinie müssen Lieferanten E-Rechnungen überhaupt nicht mehr signieren. Sie können schlicht darauf hoffen, dass bei der Zustellung nichts passiert bzw. der Empfänger sich bei Zweifel melden wird.

Lieferanten können aber auch mit jeden Rechnungsempfänger unterschiedliche Vereinbarungen schließen, etwa mit Kleinunternehmern, die die Rechnungen sowieso ausdrucken werden, keine Signatur einzusetzen und bei Großkunden eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren.

Lieferanten können “auf Nummer sicher gehen” und jede E-Rechnung, so wie bisher, fortgeschritten elektronisch signieren, egal ob der Empfänger diesen Unversehrtheitsnachweis benötigt oder er die Unversehrtheit sonst wie sicherstellt.

Rechnungsempfänger haben zusätzlich seit 1.1.2013 die Möglichkeit unsignierte E-Rechnungen selbst zu signieren und damit die “Unversehrtheit” technisch zu sichern oder auch Papierrechnungen einzuscannen und anschließend durch die fortgeschrittene elektronische Signatur zu sichern.

Alle genannten Fälle sind gemäß EU-Richtlinie und BMF-Website zulässig. In Österreich liefern derzeit nur zwei Unternehmen geeignete Zertifikate zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur (z. B. https://www.globaltrUSt.eu).

In allen Fällen hat die fortgeschrittene elektronische Signatur die Funktion eines elektronischen Eingangs- bzw. Bearbeitungsstempels. Sie kann automatisiert vergeben werden und ist damit das einfachste und billigste Mittel zur elektronischen Sicherung der “Unversehrtheit” einer Rechnung.

Internationale Anwendbarkeit der österreichischen Regelung

Grundsätzlich ist die Frage des Vorsteuerabzugs und dem daraus resultierenden Erfordernis der Signierung elektronischer Rechnungen eine innerösterreichische Angelegenheit.

Im innergemeinschaftlichen Verkehr mit Unternehmen in anderen EU-Ländern wird im Regelfall keine USt. zu verrechnen sein, sondern stattdessen die UID-Nummer des Kunden (Leistungsempfängers) anzugeben sein.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Vorschreibung der UST in den meisten Fällen bei Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern nicht erforderlich ist. Als Artikel 7 UStG 1994 entfällt die Vorschreibung der USt. sofern die UID-Nummer des Empfängers angegeben wird. Siehe https://www.globaltrUSt.eu/php/cms_monitor.php?q=PUB&s=02343bjo

Aus Sicht namhafter Steuerrechtsexperten ist eine elektronische Signatur bei grenzüberschreitenden Rechnungen in andere EU-Länder (insbesondere Deutschland) nicht erforderlich. Dies gilt sowohl bei B2B-Rechnungen, bei denen statt der USt. die UID-Nummer des Kunden anzuführen ist, als auch bei B2C-Rechnungen, bei denen zwar die USt. anzugeben ist, der Kunde aber nicht zur Vorsteuerabzug berechtigt ist.