Wie müssen digital signierte Rechnungen aufbewahrt werden?

Es ist zwar möglich für die eigene Ablage einen Papierausdruck herzustellen, das „Original“ ist jedoch die digital signierte Datei. Diese ist elektronisch zu archivieren und – für Rechnungszwecke – sieben Jahre aufzubewahren.

Bei kleinen Mengen (bis 10.000 Dokumente/Rechnungen pro Jahr) ist die Aufbewahrung auf einer CD ausreichend. In den üblichen Plastikhüllen verwahrt ist eine Lebensdauer von 7 Jahren, wie für Steuerprüfzwecke vorgesehen, kein Problem. Empfohlen wird die Anfertigung einer Zweitkopie, die beim Steuerberater hinterlegt werden sollte.

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung auf mehreren unterschiedlichen Speichermedien empfehlenswert (CD, DVD, TLD, DAT, …).

In sensibleren Fällen, wenn längere Aufbewahrungsdauern verlangt werden oder bei größeren Datenmengen sollten professionelle Archivierungssysteme herangezogen werden. In diesen Fällen wird aber die Aufbewahrung der Rechnungen nur ein Teilaspekt eines gesamten Archivierungskonzepts sein.

Gültigkeit bei ausgedruckter Form

Neben der elektronischen Aufbewahrung gibt es Techniken, die den Hashwert des Dokuments und die Signatur codiert auf das Dokument aufdrucken, sodass dann nach einem Einscannen wieder die digitale Unterschrift rekonstruiert werden kann. In dem Fall könnte aus dem Dokument wieder eine Datei erstellt werden, die dann das „Original“ wäre. Sollen diese Techniken verwendet werden, sollte man sich gegenüber dem Hersteller absichern, dass auch noch in 10, 20, 30 Jahren die Originaldatei rekonstruieren kann.