Zur weiteren Vereinfachung der Fusionskontrollverfahren und im Einklang mit ihrer allgemeinen Digitalstrategie hat die Europäische Kommission eine Reihe überarbeiteter Rechtstexte veröffentlicht, darunter einen, der die elektronische Übermittlung elektronisch signierter Dokumente als Standardmethode ab 1. September 2023 festlegt. Mit welcher Signaturlösung sich Kanzleien jetzt ausrüsten und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie im folgenden Beitrag. 

Digitalstrategie der EU: zunehmender Anwendungsbereich für Signaturdienste

Hatte gerade noch erst das Einheitliche Patentgericht den verpflichtenden Einsatz elektronischer Signaturprodukte vorgesehen und damit der qualifizierten E-Signatur auch jenseits der EU-Grenzen Rückenwind beschert, folgt nun die Europäische Kommission. Im Gefolge der EG-Fusionskontrollverordnung  wurden 2023 mehrere Texte neu herausgegeben – einer davon schreibt Formvorschriften und technische Spezifikationen fest. Die qualifizierte elektronische Signatur erhält darin einen Sonderstatus in den Materien des Wettbewerbs- und Kartellrechts.

QES nun Regel statt Ausnahme

Ab 1.9.2023 dürfen Dokumente ausschließlich über EU Send (a.k.a. eTrustEx) übertragen werden. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Plattform zum sicheren Datenaustausch zwischen der Generaldirektion Wettbewerb und externen Beteiligten. Die Unterlagen müssen zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen sein – das ist eine Signatur, die nur von bestimmten Anbietern bereitgestellt werden kann und die handschriftliche Unterschrift EU weit ersetzt. 

TRUST2GO geeignetes Signaturprodukt

Wir haben die Anforderungen für Sie unter die Lupe genommen. Anders als noch das einheitliche Patentgericht verlangt die GD Wettbewerb keine spezifische Hardware, unterscheidet nicht zwischen Authentisierungs- und Signaturzertifikat und führt auch keine eigene Anbieterliste. Die Anforderungen an die Signaturlösung und die technischen Spezifikationen sind äußerst präzise und werden mit unserer Cloud TRUST2GO®  vollumfänglich erfüllt.

„Wet Ink“ war gestern – e-Sign ist heute

Mit TRUST2GO können Sie ihre PDF-Dateien schriftformersetzend elektronisch unterschrieben; Jenseits von Wettbewerbsrecht und eTrustEx bieten sich zahlreiche spannende Anwendungsbereiche – Ihrer persönlichen Digitalisierungs-Strategie sind keine Grenzen gesetzt!

Wie erhalte ich meine elektronische Signatur? 

Einzelne Accounts fordern Sie am Einfachsten hier an. Bei größerem Bedarf (ab 10 Unterzeichner) nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt mit uns auf, um eine Stapelbestellung vorzubereiten.

Sie werden im Anschluss per Mail zur Teilnahme an einer Video-Identifizierung über unseren deutschen Partner eingeladen – qualifizierte Signaturen können zur Verhinderung von Missbrauch ausschließlich nach einer Identitätsprüfung bereitgestellt werden.

Den Videocall können Sie Montag bis Sonntag, 7:00 bis 22:00 Uhr ohne Termin erledigen. Halten Sie einen gültigen Reisepass oder Personalausweis bereit und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung.

Im Anschluss an die erfolgreiche Identifizierung benachrichtigen wir Sie über die Freischaltung. Die Lösung arbeitet 100% cloud-basiert – Wartezeit für Postversand, sperrige Kartenleser und Kompatibilitätsprobleme müssen Ihnen daher kein Kopfzerbrechen bereiten.

Ich habe die US-Staatsbürgerschaft, Wohnsitz in Deutschland, unsere Kanzlei ist in Stockholm und halte mich aktuell in Amsterdam auf…

Unsere Signaturzertifikate werden auf Basis eIDAS-Verordnung ausgestellt und sind nicht auf bestimmte Staatsbürgerschaften beschränkt.  Die Unterlagen der Europäischen Kommission, die wir zu diesem Fall analysiert haben, erinnern außerdem an ein wichtiges allgemeines Prinzip: Dank der grenzüberschreitenden Anerkennung qualifizierter Vertrauensdienste sind Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters nicht auf Ihren Firmensitz beschränkt. Wo Sie wohnen oder sich gerade aufhalten, spielt ebenfalls keine Rolle: der Service arbeitet cloud-basiert und muss nicht postalisch zugestellt werden; die Video-Identifizierung unterstützt Ausweisdokumente aus gut 100 Ländern. Zur aktuellen Liste kommen Sie hier

Ich habe bereits ein GLOBALTRUST UPC-Bundle

Dann brauchen Sie keinen gesonderten TRUST2GO Account anzufordern. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist im Bundle bereits inkludiert. Achtung: Viele unser Bestandskunden verfügen nur über einen Authentisierungs-Token ohne Signatureigenschaften. In diesem Fall muss aufgestockt werden –  Wenn Sie unsicher sind, kontaktieren Sie uns jederzeit.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Signatur von der Kommission akzeptiert wird? 

Für signierte Dokumente steht zu Demozwecken folgende Testseite bereit
Ein signiertes Testdokument können Sie hier downloaden

Für Signaturzertifikat steht zu Demozwecken folgende Testseite bereit
Ein Zertifikat können Sie hier downloaden

Prüfdienst der TKK/RTR (nach eIDAS-VO eingerichtete Aufsichtsbehörden über Signaturdienste): https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html

Unser Eintrag auf der Liste der zugelassenen Vertrauensdienstanbieter:
https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/AT/5

Benutzeranleitung zum signieren MS-Office Dokumente mit unserem UPC-Token (Summer release) durch das AATL Zertifikat.

Stand: 05. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum signieren von MS-Office Dokumente. Durch das signieren eines MS-Office Dokuments können andere Benutzer das finale Dokument nicht mehr bearbeiten. Andernfalls gilt das Dokument als ungültig.

2 Kurzfassung

Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token erlauben das signieren von MS-Office Dokumenten.
✓ UPC-Bundle (Summer Release)

Folgende Produkttypen unterstützen das signieren von MS-Office Dokumenten.
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier

Hinweis: Ihr MS-Office Dokument muss ein kompatibles Dateiformat besitzen. Falls das aktuelle Dateiformat Ihrer MS-Office Datei nicht kompatibel ist, werden Sie aufgefordert das Dokument mit einem anderen Format zu speichern. Folgen Sie bitte dieser Aufforderung. Andernfalls werden Sie das Dokument nicht signieren können.

Dokument Schützen

✓ Unter „Datei“ → „Informationen“ → „Dokument schützen“ → „Digitale Signatur hinzufügen“ auswählen.
✓ Im neu erschienen Fenster unter „Zusagetyp“ den Zusagetypen wählen, den Zweck der Signatur angeben und das Zertifikat unter „Ändern…“ auswählen.
✓ Unter „Details“ können Sie noch weitere Informationen des Signators hinzufügen. Um die Signatur zu hinzufügen klicken Sie auf „Signieren“.

3 Dokumentation im Detail

3.1 MS-Office Dokument signieren

Hinweis: Für diesen Vorgang müssen Sie Ihren UPC-Token an Ihrem PC anstecken.

„Datei“ auswählen

Legende:

1. „Datei“ auswählen

Digitale Signatur hinzufügen

Legende:

1. Auf „Informationen“ klicken → „Dokument schützen“ → „Digitale Signatur hinzufügen“ auswählen.

Details der Signatur hinzufügen

Legende:

1. „Zusagetypen“ wählen.
2. „Zweck der Signierung dieses Dokuments“ eingeben.
3. Unter „Deatils…“ können Sie zusätzliche Informationen des Signators eingeben.
4. Benötigtes Zertifikat unter „Ändern…“ auswählen.

Passwort Abfrage UPC-Token

Legende:

1. Passwort für den UPC-Token auswählen

Legende:

1. „OK“ um den Vorgang zu beenden

Nach einer digitalen Signatur ist das Dokument geschützt von jeglicher Bearbeitung bzw. Manipulation. Falls die Datei nach einer Signatur bearbeitet wird, wird das Dokument ungültig! Mehr Informationen über digitale Signaturen in MS-Office Dokumenten finden Sie hier.

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Cyberangriffe auf Unternehmen und Behörden beginnen meist unspektakulär – mit einem E-Mail. Über Malware werden Computerviren ins IT-System eingeschleust, mit dem Ziel Lösegeld zu erpressen oder Wirtschaftsspionage bzw. Datendiebstahl zu begehen. Den Mitarbeitern ist oft kein Vorwurf zu machen, denn die Phishing-Attacken werden immer raffinierter. Wer die Sicherheit seiner digitalen Business-Kommunikation in den Griff bekommen will, kommt daher um Maßnahmen wie E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur nicht herum. Genau unser Thema – für Unternehmen und Kanzleien, die sich für ihre Tätigkeiten am Einheitlichen Patentgericht der EU rüsten und dabei auf die Dienstleistungen von GLOBALTRUST setzen, haben wir ein besonderes Angebot.

Der Gesamtschaden, der Unternehmen jährlich durch das Öffnen infizierter Anhänge oder das Anklicken von Links entsteht, geht europaweit in hunderte Milliarden. Von Image- und Vertrauensverlusten gar nicht zu reden. Und die Computerkriminalität nimmt noch weiter zu. GLOBALTRUST kann als erfahrener Signaturprovider und Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten den Schutz Ihrer E-Mail-Kommunikation sicherstellen.

Gratis Zusatzfunktion für neue GLOBALTRUST UPC-Produkte

Pünktlich zum Start des Einheitlichen Patentgerichts der EU (EPG) – des Unified Patent Court (UPC) –haben wir ein Top-Angebot für IP-Anwälte und alle Parteien, die vor Gericht eine zuverlässige Authentifizierung brauchen, um Innovationen und geistiges Eigentum zu managen: Bei Neubestellung eines GLOBALTRUST-UPC-Produkts schalten wir die Funktionen „E-Mail-Signatur“ und „E-Mail-Verschlüsselung“ kostenlos für Sie frei.

E-Mail-Kommunikation: Sind Sie wirklich safe?

Der Virenscanner funktioniert, Spamschutz und Firewall sind aktiviert, Ihr Unternehmen fühlt sich sicher? Sie denken, Ihre Systeme sind gegen Angriffe von außen geschützt? Und überhaupt: Wer interessiert sich schon für Ihre Daten?

Sorry to say, aber höchstwahrscheinlich schätzen Sie Ihre Gefährdungslage völlig falsch ein. Phishing-Attacken, Identitätsdiebstahl und Schadsoftware – Internetkriminalität wird immer raffinierter und für Ihre Mitarbeiter wird es immer schwieriger, Fake-Mails von echten E-Mails unterscheiden bzw. falsche Absender zu identifizieren.

Das Thema E-Mail-Sicherheit ist gekommen, um zu bleiben. Schützen können Sie sich nur mit zusätzliche Maßnahmen: mit Signieren und Verschlüsseln.

Setzen Sie auf Prävention mit E-Mail-Signaturen!

Die E-Mail-Signatur sichert die Authentizität einer Nachricht, dient also als Herkunftsnachweis: Es geht darum, die Identität des Senders und die Integrität der Nachricht zu verifizieren. Eine unzerstörte Signatur beweist, dass die Nachricht unterwegs nicht abgefangen und manipuliert wurde, sichert also deren Integrität. Dadurch können keine falschen Absender, bzw. verfremdeten Inhalte mehr vorgetäuscht werden.

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch über die Betrugsmasche Fake-President-Fraud/CEO-Fraud und wie Sie mit unserem Produkt GLOBALTRUST COMPANY vorsorgen können, indem Sie fälschungssichere, digitale Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter erstellen.

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Mehr Service zum gleichen Preis!

E-Mail-Verschlüsselung für den Schutz sensibler Daten

Wir wissen, dass es mehr als die Hälfte aller Unternehmen und Organisationen (noch) nicht macht, aber wir empfehlen es Ihnen dringend: Setzen Sie zum Schutz Ihrer elektronischen Kommunikation auch auf E-Mail-Verschlüsselung. Sie gewährleistet Vertraulichkeit, verhindert also, dass sensible Daten, Geschäftsgeheimnisse und wertvolle Informationen mitgelesen werden. Eine digital verschlüsselte Nachricht kann nur von den Empfängern geöffnet werden, die über den passenden Schlüssel verfügen.

Sie können E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur miteinander kombinieren, aber auch unabhängig voneinander einsetzen.

Sichere Mandantenkommunikation

Werden Dateien per E-Mail ausgetauscht, geht es mitunter auch um den Datenschutz und Berufsgeheimnis. Eine Verschlüsselung der Daten ist geeignetes Mittel nach DSGVO und kann dabei helfen, entsprechende Haftungsfallen wegen Datenlecks zu vermeiden.

Vorhängeschloss S/MIME

Bei GLOBALTRUST setzen wir auf S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), ein Standardverfahren, mit dessen Hilfe sich E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Signatur nutzen lassen.

S/MIME basiert auf einem asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren. Das heißt: Im Gegensatz zur symmetrischen Verschlüsselung teilen sich die User keinen gemeinsamen geheimen Schlüssel (Private Key), sondern jeder Benutzer greift auf sein eigenes Schlüsselpaar zurück, das aus dem Private Key und einem öffentlichen Schlüssel (Public Key) besteht.

Es handelt sich um ein technisch ausgereiftes Verfahren, bei dem eine lesbare Information (Klartext) in ein unleserliches Pendant (Geheimtext) umgewandelt wird. Der Geheimtext kann nur mit Hilfe eines passenden Schlüssels wieder lesbar gemacht werden. Der passende Schlüssel befindet sich im Fall der GLOBALTRUST UPC-Produkte auf einer sicheren Chipkarte, die in einem USB-Token integriert ist. Zusätzlich zum Schutz mittels Passwort ist der Schlüssel auch nicht-exportierbar und kann physisch weggesperrt werden.

Der Aufwand lohnt sich

Investitionen in E-Mail-Sicherheit sind aufgrund der niedrigen Kosten und der flächendeckenden Verfügbarkeit von E-Mail-Programmen, die S/MIME standardmäßig unterstützen äußerst attraktiv. Wir informieren Sie gerne über die passenden GLOBALTRUST-Produkte. Vereinbaren Sie jederzeit einen Gesprächstermin mit einem unserer Experten.

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)

Hinweis: Ein nachträglicher Upgrade ist nicht möglich.

Folgende weitere Produkttypen unterstützen das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails ebenfalls:
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST UPC Bundle/Token finden Sie hier
✓ Zur Benutzeranleitung für Outlook geht es hier

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Benutzeranleitung zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails mit dem GLOBALTRUST UPC-Token V2.0 (ausgestellt ab 15.Mai 2023) in Microsoft Outlook.
Stand: 9. Mai 2023

1 Grundlagen

1.1 Ziele des Dokuments

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Hinzufügen des  Zertifikats in Microsoft Outlook, um E-Mails zu Signieren und/oder verschlüsseln.
Diese Anleitung wurde für Microsoft Outlook 2016 erstellt.

1.2 Beschaffung geeignetes Zertifikat

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V2.0 ausgestellt ab 15.5.2023)

Folgender Produkttyp unserer UPC-Token unterstützt das Signieren von E-Mails
✓ UPC-Bundle (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)
✓ UPC-Token (V1.0 ausgestellt vor 15.5.2023)

Hinweis: Ein nachträglicher Upgrade ist nicht möglich.

Folgende weitere Produkttypen unterstützen das Signieren und das Verschlüsseln von E-Mails ebenfalls:
✓ COMPANY
✓ SIGNATURE
✓ AUTHENTICATION

✓ Eine Übersicht über alle Produkte finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zum GLOBALTRUST UPC Bundle/Token finden Sie hier
✓ Allgemeine Informationen zur Signatur und Verschlüsselung von E-Mails finden Sie hier

2 Kurzfassung

Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

✓ Unter „Datei“ → „Optionen“ → „Trust Center“ → „Einstellungen für das Trust Center“ klicken.
✓ Im neu erschienen Fenster unter „E-Mail Sicherheit“ → „Einstellungen“ klicken um ein neues Sicherheitseinstellungsprofil zu einrichten
✓ Name der Sicherheitseinstellung beliebig eingeben, daraufhin über „Signaturzertifikat“ und „Verschlüsselungszertifikat“  unter „Auswählen“ das benötigte Zertifikate anklicken. (Wenn das Zertifikat nicht gleich angezeigt wird auf „Weitere Optionen“ klicken)

Signieren von E-Mails

✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Signieren“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Verschlüsseln“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

✓ Den Empfänger in das Adressbuch hinzufügen. (Falls schon erledigt diesen Punkt überspringen)
✓ Oben links „Neue E-Mail“ klicken. Unter „Optionen“ auf „Verschlüsseln“ und „Signieren“ klicken.
✓ Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben. Senden.

Hinweis: Bei S/MIME-Verschlüsselung benötigen beide Kommunikationspartner ein geeignetes Zertifikat.

3 Detaildokumentation

3.1 Schritt I – Hinzufügen des Zertifikates in Outlook

3.1.1 Einstellungen öffnen

Auf „Datei“ klicken

Legende:

1. „Datei“ auswählen

„Optionen“ klicken

Legende:

1. Unten auf „Optionen“ klicken

3.1.3 Trust Center betreten

Legende:

1. „Trust Center“ klicken.
2. „Einstellungen für das Trust Center“ klicken.

3.1.4 Sicherheitsprofile öffnen

E-Mail Sicherheitseinstellungen öffnen

Legende:

1. „E-Mail Sicherheit“ klicken.
2. Unter „Verschlüsselte E-Mail Nachrichten“ auf „Einstellungen „klicken.

3.1.5 Zertifikate auswählen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Legende:

1. „Name der Sicherheitseinstellung“ einstellen.
2. „Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten“ auswählen.
3. „Signaturzertifikat“ auswählen.
4. „Verschlüsselungszertifikat“ auswählen.
5. „Signierten Nachrichten diese Zertifikate hinzufügen“ → „OK“

3.1.6 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.2 Schritt II – Signieren von E-Mails

3.2.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.2.2 E-Mail signieren und abschicken

E-Mail signieren und abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Signieren“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.2.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.3 Schritt II – Verschlüsseln von E-Mails

3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt dem Sie eine verschlüsselte Nachricht senden möchten, muss dieser in Ihrem Adressbuch sein.

Personen öffnen und neuen Konakt anlegen

Legende:

1. 1. Auf „Personen“ → „Neuer Kontakt“

Kontaktdaten eingeben und Speichern

Legende:

1. 1. Name eingeben
   2. E-Mail eingeben
   3. „Speichern & schließen“ klicken

3.3.2 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. 1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.3.3 E-Mail verschlüsseln und abschicken

E-Mail verschlüsseln und abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Verschlüsseln“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.3.4 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

3.4 Schritt II – Signieren und Verschlüsseln von E-Mails

Hinweis: Wenn Sie den Kontakt, an den Sie die verschlüsselte Nachricht senden möchten noch nicht in Ihrem Adressbuch hinzugefügt haben, gehen Sie zu 3.3.1 Neuen Kontakt in das Adressbuch hinzufügen

3.4.1 Neuen E-Mail Entwurf erstellen

Anforderung: UPC-Token muss angesteckt sein!

Neue E-Mail schreiben

Legende:

1. Auf „Neue E-Mail“ klicken.

3.4.2 Signiertes und verschlüsseltes E-Mail abschicken

E-Mail signieren und verschlüsseln daraufhin abschicken

Legende:

1. „Optionen“ → „Signieren“ und „Verschlüsseln“ klicken.
2. Empfänger, ggf. Betreff und Nachricht eingeben.
3. E-Mail senden.

3.4.3 Passwort für den UPC-Token eingeben

Legende:

1. 1. Passwort eingeben → „Login“ klicken.

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UPC-Token‑Benutzerdokumentation

komplett siehe: https://service.globaltrust.eu/static/upc-token-benutzer.pdf

Autor: Hans G. Zeger

Version 1.0 / 4. Jänner 2023