5 gute Gründe für eine qualifizierte e-Signatur

„Brauchen wir wirklich elektronische Signaturen? Was das wieder kostet!“ So und ähnlich klingt es in vielen Unternehmen immer noch, wenn es um das Thema e-Signatur geht. Kommt Ihnen das bekannt vor oder sind die Vorteile der digitalen Unterschrift in Ihrem Betrieb schon bekannt? Lesen Sie hier, was die e-Signatur – genauer gesagt, die qualifizierte e-Signatur – auch Ihrem Unternehmen bringen kann. Und erfahren Sie in diesem Zusammenhang mehr über unsere qualifizierte Cloud-Signatur TRUST2GO®. 

Viele Unternehmen sind in den Jahren der Covid 19-Pandemie der Utopie des papierlosen Büros nähergekommen und haben das Versenden und Empfangen von Dokumenten digitalisiert. Einzige Hürde – und damit lästiger Medienbruch – blieb oft nur die rechtsverbindliche Unterschrift.

In Zeiten von Homeoffice und Lockdowns stieg die Notwendigkeit, auch das Signieren in den digitalen Workflow zu integrieren. Ein Prozess, der aus Scheu vor dem Aufwand oft hintangestellt wurde. Dabei funktioniert die Systemintegration genauso einfach wie später die Anwendung: Der Aufwand ist also überschaubar, der Nutzen weit größer und sichere Tools dafür gibt es längst. Ihre Vorteile liegen auf der Hand:

Vorteil 1: Kostenersparnis

Unternehmen blenden meist aus, mit welchen Kosten herkömmliche Unterschriften oft verbunden sind. Das beginnt bei den Papierkosten und den Portokosten für den Transport von unterschriebenen Dokumenten und endet bei deren Ablage bzw. dem dafür notwendigen Platz und einem Sicherheitskonzept für die Archivierung. – Die Kosten für die Einführung digitaler Signaturen können sich innerhalb kürzester Zeit amortisieren.

Vorteil 2: Zeitersparnis

Elektronische Signaturen sind Prozessablaufbeschleuniger: Wenn Dokumente digital und unmittelbar zugestellt werden können, ersparen sich die Mitarbeiter das Ausdrucken. Das erneute Einscannen wird überflüssig, der tagelange Postversand fällt weg und die Bearbeitungsdauer der Geschäftsprozesse wird deutlich kürzer.

Vorteil 3: Optimierter Workflow

Elektronisch übermittelte Dokument können leichter verteilt und besser weiterverarbeitet werden. Mit e-Signatur unterzeichnete Verträge müssen nicht physisch aufliegen, um rechtlich gültig zu sein – ein großer Vorteil für international tätige Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten.

Vorteil 4: Vollständige Digitalisierung

Sie kennen es vielleicht selbst: Die Digitalisierung ist schon weit fortgeschritten, aber die rechtlich gültige e-Signatur als letzter wichtiger Baustein zum Verschlanken der Geschäfts- und Vertragsprozesse fehlt. Digitales Dokumenten-Management funktioniert nur mit e-Signaturen!

Vorteil 5: Rechtliche Verbindlichkeit

Eine qualifizierte elektronische Signatur verknüpft den Unterzeichner eindeutig mit der Unterschrift und sichert das Dokument gegen nachträgliche Veränderungen. Unsere e-Signaturlösung TRUST2GO® entspricht den strengen Anforderungen der EU-eIDAS-Verordnung. Sie ist damit nicht nur im gesamten EU-Raum absolut rechtssicher, sondern erfüllt auch höchste Compliance-Anforderungen: Die Signatur auf den sensiblen Akten und Dokumente hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und bleibt jederzeit geschützt in Ihrer Hand.

TRUST2GO® lässt das elektronische Signieren so selbstverständlich und einfach werden, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr anders arbeiten wollen. Wir beraten Sie gerne näher über Ihre individuellen Optionen. Kontaktieren Sie uns gleich für ein kostenloses Beratungsgespräch.