Mit Brief und (E-)Siegel

Stempeln Sie noch, oder siegeln Sie schon? Vollautomatisiert und auf höchstem Sicherheitsniveau? Wenn Sie es noch nicht tun, sollten Sie darüber nachdenken: Sie können das elektronische Siegel als Digitalisierungsturbo nutzen und es zum zentralen Gamechanger Ihrer Organisation machen. Haben Sie gewusst, dass es Verwaltungsvorgänge gibt, in denen das qualifizierte elektronische Siegeln bereits gesetzlich vorgeschrieben ist? Mit TRUST2GO®, unserer qualifizierten Cloud-Signatur, bieten wir Ihnen auch eine digitale Stempellösung an.

Wir besiegeln das für Sie

Digitalisierungsschub gefällig? Stellen Sie von Firmenstempel auf elektronisches Siegel um. Die EU-eIDAS-Verordnung hat 2016 nicht nur die Fernsignatur, sondern auch das elektronische Fernsiegel eingeführt. Seither können Dokumente schnell und komfortabel digital im Namen der Firma signiert bzw. besiegelt werden. Das elektronische Siegel bestätigt den Ursprung der Daten, die also als Herkunftsnachweis. Außerdem beweist ein unzerstörtes Siegel, dass die Daten nicht unterwegs abgefangen und manpuliert worden sind, also die Unversehrtheit.

Was jetzt: digitale Signatur oder digitales Siegel?

Technisch unterscheiden sich elektronische Siegel und Signaturen nicht, sie werden nur anders genutzt: Elektronisch unterschreiben können ausschließlich natürliche Personen, um eine Willenserklärung auszudrücken. Elektronisch gesiegelt wird von juristischen Personen – also Unternehmen, Vereinen und Behörden. Während eine qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, bestätigt ein qualifiziertes elektronisches Siegel die Richtigkeit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten, mit denen es verbunden ist – ebenso rechtswirksam:

„Für ein qualifiziertes elektronisches Siegel gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.“ (Art 35 Abs 2)

Wie bei den elektronischen Signaturen unterscheidet man zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Siegeln.

Abgestempelt? Ja, sicher!

Der große Vorteil des digitalen Siegels: Es ist keine 2-Faktor-Authentisierung erforderlich. Das Siegeln darf vollautomatisch erfolgen, ohne dass Sie bei jedem Dokument TAN, PIN oder Fingerprint eingeben müssen.

Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und das elektronische Siegel eignet sich als automatisierter Prozess auch bei sehr hohem Dokumentenaufkommen. Das erleichtert den Workflow und beugt Fälschungen und Betrügereien vor.

• Zum Beispiel, wenn Rechnungen und Honorarnoten gesiegelt werden: Die Empfänger haben die Sicherheit, dass die Honorarnoten vom Siegelersteller stammen und nicht unterwegs von Betrügern abgefangen und verändert wurden. Denn immer wieder gelangen gefälschte, aber täuschend echt aussehende Rechnungen in Umlauf, weil E-Mail-Adressen von Rechnungseingängen gekapert und Rechnungen abgefangen werden. Die Rechnungen werden anschließend kopiert und der IBAN darauf verändert. Das Geld der Kunden verschwindet in den Taschen Krimineller.
• Oder wenn es um die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten geht. Auch hier ist das digitale Siegel eine effiziente Alternative zur elektronischen Signatur – auf demselben höchsten Sicherheitsniveau.
• Weitere Szenarien sind alltägliche Geschäftskorrespondenzen wie Angebote, Lieferscheine und Korrespondenzen.

Gesetzlich angeordnete (Fern-)siegel

Was muss, das muss: Manchmal ist das qualifizierte Siegeln sogar (EU-)rechtlich vorgeschrieben.

• EPREL
  In der Europäischen Produktdatenbank für die Energieverbrauchskennzeichnung (EPREL) finden Verbraucher Informationen über Produkte mit Energielabel und die energiesparendsten Elektrogeräte. Seit 2019 müssen Lieferanten ihre Produkte mit Energielabel in der EPREL registrieren – dazu muss jedes Produkt besiegelt werden.
• PSD2
  Die Payment Services Directive („PSD2“) ist eine EU-Richtlinie, die Zahlungsdienstleister zur Siegelverwendung verpflichtet, wenn Sie auf Bankenschnittstellen bzw. auf Konten von Bankkunden zugreifen: Ein Thema seit 2019, als Banken ihre IT-Infrastruktur gegenüber Drittanbietern öffnen mussten. Dafür sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen notwendig. Wer als Drittdienstleister agiert, muss sich beim automatisierten Zugriff auf die PSD2-Schnittstelle mit einem oder mehreren Zertifikaten identifizieren. Vorgeschrieben sind entweder die Verwendung von qualifizierten Website-Zertifikaten (QWAC) oder von qualifizierten Zertifikaten für elektronische Siegel.

Deutschland, deine Ämter

Während wir in Österreich gemäß E-Government-Gesetz – E-GovG für Behörden mit der „Amtssignatur“ ein eigenes Siegel haben, das auf jedem Steuerbescheid, Strafmandat oder Universitätszeugnis angebracht ist, fehlt in Deutschland ein vergleichbarer digitaler Amtsstempel. Deutsche Behörden greifen daher vermehrt auf das qualifizierte Siegel nach eIDAS zurück.

Elektronisches Siegel, Qualified eSeal Certificate, Fernsiegel

Egal, wie Sie es nennen – Egal, ob Sie als Amt oder Unternehmen zu uns kommen, ein EPREL-konformes Firmensiegel benötigen oder als FinTech besonderen Sicherheitsstandards unterliegen, wir informieren Sie gerne näher darüber, wie Sie mit unserem Produkt TRUST2GO® das elektronische Siegel ganz einfach und rechtlich sicher im gesamten EU-Raum einsetzen können.

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