Microsoft Outlook E-Mail-Sicherheit – Signieren+ Verschlüsseln E-Mail mittels Zertifikate

Outlook 2016

Diese Anleitung ist optimiert für die Installation und Nutzung von Zertifikaten mit Microsoft Outlook 2016 zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails. Sie finden diese Anleitung unter https://www.globaltrust.eu/static/outlook-anleitung.pdf

Damit Signatoren gültige Signaturen im Mailversand herstellen können, müssen die notwendigen privaten Schlüssel und Zertifikate in der Microsoft Zertifikatsverwaltung installiert werden. Der Installationsvorgang ist für den Signator einmalig erforderlich.
Sofern der Mail-Empfänger ein aktuelles Microsoft Betriebssystem hat (inklusive der von Microsoft empfohlenen Updates), sind keine Aktivitäten von seiner Seite erforderlich. Signierte Mails werden automatisch erkannt. Troubleshooting bei der Zertifikatsverwendung bei Outlook.
Weiters enthält die Dokumentation eine Anleitung zur Verwendung des GLOBALTRUST-LDAP-Servers und Hilfen zur erstmaligen Einrichtung eines Outlook-Accounts.
Die Dokumentation enthält auch frühere Anleitungen zu Outlook 2013 und Outlook 2007/2010.

Quick-Installation für versierte User

Installieren Zertifikat

• PKCS#12-Datei von GLOBALTRUST herunterladen und mit Doppelklick in der Windows-Zertifikatsverwaltung installieren
• In den Outlook-Optionen die Einstellungen für das Trust Center auswählen
• Unter E-Mail-Sicherheit bei Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten die “Einstellungen…” auswählen
• Signatur- und Verschlüsselungszertifikat auswählen, Hash-Algorithmus auf “SHA256” umstellen

Signieren/Verschlüsseln

• Neue Nachricht verfassen
• Optionen-Ribbon anzeigen lassen
• Button Signieren bzw. Verschlüsseln drücken → Senden
• Um eine Nachricht zu verschlüsseln, wird ein Zertifikat des Empfängers benötigt (siehe Dokumentation)
• GLOBALTRUST erstellt privaten Schlüssel und Zertifikat

Sofern GLOBALTRUST den privaten Schlüssel erstellt und das Zertifikat ausstellt, erhält der Signator eine einzige Datei im PKCS#12-Format (.P12-Endung), die sowohl den privaten Schlüssel, das eigene Zertifikat und alle Angaben zum Zertifizierungspfad enthält.
Nach erfolgreicher Installation (siehe unten) erhalten Sie einen Zertifizierungspfad, der folgendes Aussehen hat:

• “GLOBALTRUST” → “GLOBALTRUST CLIENT 1” → “Ihr Endbenutzerzertifikat” oder
• “GLOBALTRUST 2015 ” → “GLOBALTRUST 2015 CLIENT 1” → “Ihr Endbenutzerzertifikat” oder
• “GLOBALTRUST 2020 ” → “GLOBALTRUST 2020 CLIENT 1” → “Ihr Endbenutzerzertifikat”

Hinweis: aufgrund spezifischer Anforderungen sind auch andere Zertifikatsketten möglich, sie beginnen jedoch alle mit GLOBALTRUST.

Zertifikatsverwendung bei Outlook mit mehreren E-Mail-Adressen

Outlook akzeptiert zum Signieren von Mails nur Zertifikate, die exakt dieselbe Mailadresse wie das aktive Benutzerkonto enthalten. Will jemand bei verschiedenen Mailadressen signieren, dann benötigt er mehrere Zertifikate. Wie man die Zertifikate anzeigen lassen kann erfahren Sie hier.

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