Seit die digitale Aufbewahrung der Buchführung der Papierablage gesetzlich gleichgestellt wurde, ist die rechtskonforme Archivierung der Dokumente eine große Herausforderung für die Unternehmen. Das gilt vor allem auch für die Schweiz, wo die GeBüV besondere Vorgaben für die elektronische Buchführung vorschreibt: Für GLOBALTRUST-Kunden kein Problem, denn wir haben mit digitalen Signaturen und Zeitstempeln die passenden Produkte und die kompetenten Ansprechpartner.

Buchführung aufbewahren: digital und revisionssicher

Immer mehr Unternehmen ersetzen ihre Aktenordner mit digitalen Aufbewahrungssystemen. Der Workflow wird vereinfacht und das Einsparungspotential ist groß:

• Die digitale Aufbewahrung ist kostengünstiger als die klassische Papierarchivierung.
• Platz- und Organisationsbedarf entfallen.
• Auf die Unterlagen kann viel schneller zugegriffen werden.
• Es kann leichter nach konkreten Dokumenten gesucht und recherchiert werden.
• Auf die Daten kann überall und zu jeder Zeit zugegriffen werden – auf allen Geräten, ohne Medienbrüche.
• Der Personalaufwand ist wesentlich geringer.

In der Schweiz legen die GeBüV und das OR (Geschäftsbücherverordnung und Obligationenrecht) fest, was in Deutschland die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und in Österreich UGB und BAO (Unternehmensgesetzbuch und Bundesabgabenordnung) regeln: die gesetzeskonformen Aufbewahrungspflichten für digitale Geschäftsunterlagen.

Die Schweizer GeBüV: Belastungsprobe für die Datensicherheit

Für Schweizer Unternehmen gelten gemäß GeBüV für eine gesetzeskonforme Archivierung ihrer geschäftsrelevanten Dokumente besondere Compliance-Anforderungen. Die GeBüV schreibt genau vor, wie archiviert werden muss: Nämlich so, dass alle Daten unveränderbar aufbewahrt werden können.

• Sicherung vor Verlust: Bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist darf kein Dokument zerstört oder gelöscht werden.
• Die Datenspeicherung muss unveränderbar und fälschungssicher erfolgen: Die Unversehrtheit der elektronisch gespeicherten Dokumente muss sichergestellt werden.
• Alle Archivierungsvorgänge und ihre jeweiligen Zeitpunkte müssen nachvollziehbar bzw. belegbar sein.
• Die Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit, auch kurzfristig auffindbar sind – beispielsweise, um sie bei einer Prüfung vorlegen zu können.
• Die Daten und Informationen müssen lesbar bleiben, auch wenn sich die Speichermedien und -technologien weiterentwickeln.

GLOBALTRUST: Verlässliche Sicherheitstechnologie für Schweizer Firmenarchive

Die Schweizer GeBüV stellt hohe Anforderungen an das Aufbewahren und Speichern der Buchführung und erlaubt nur den Einsatz solcher sicherheitstechnologischen Lösungen, die auf ihre Konformität geprüft wurden. Die digitalen Signaturen und Zeitstempel von GLOBALTRUST – GLOBALTRUST SIGNATURE und GLOBALTRUST QUALIFED TIMESTAMP – können den Nachweis der Konformität der Archivierungsmaßnahmen mit den gesetzlichen Vorschriften der Schweizer GeBüV unterstützen.

Authentizität und Integrität: Die elektronischen Signaturen von GLOBALTRUST

Mit dem Einsatz verlässlicher Sicherheitstechnologien erfüllen Betriebe nicht nur sämtliche gesetzlichen Vorschriften, sondern sichern ihre sensiblen Dokumente gleichzeitig gegen Bedrohungen und Risiken ab. Elektronisch signierte Dokumente gelten als fälschungssicherer als klassische Dokumente.

• Dank umfassendem Identitätscheck sind Identitätsmanipulationen ausgeschlossen.
• Ohne Datenmanipulation können auch keine Haftungsansprüche aus der DSGVO entstehen.
• Sie erhalten kostenlos ein zusätzliches Kontingent von qualifizierten Timestamps.
• Sie haben Sonderwünsche – solange sie technisch und rechtlich zulässig sind, erfüllen wir sie gerne.

Die qualifizierten Zeitstempel von GLOBALTRUST

Zeitstempel dokumentieren Abgabe- und Eingangstermine, sind ein urheberrechtlich gültiger Nachweis über geistiges Eigentum und können Prioritätsfragen eindeutig klären. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig: Buchhaltung, ERP-Systeme, Signatursoftware, Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssysteme, eTender-Plattformen, …

• QUALIFIED TIMESTAMP ermöglicht die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten für Langzeitarchivierung, Steuerprüfungen, Audits usw.
• Unsere Zeitstempel gelten in der gesamten EU und der Schweiz.
• Die Dokumente sind vor zeitlicher und inhaltlicher Manipulation geschützt – das stellt die von der GeBüV geforderte Unversehrtheit der elektronisch gespeicherten Dokumente sicher

Gut zu wissen: Wir archivieren alle Zeitstempel und ermöglichen Ihnen auch Jahre nach der Ausstellung eine kostenlose Onlineprüfung.

Ihre Archivierungspflichten unterliegen der GeBüV? Wir beraten Sie gerne! Vereinbaren Sie gleich ein persönliches Gespräch mit einem unserer Experten.