FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie müssen digital signierte Rechnungen aufbewahrt werden?
Digital signierte Rechnungen (elektronische Rechnungen) werden elektronisch zugestellt und müssen grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden – Ausdrucke unter bestimmten Bedingungen zulässig
Was bedeutet "unter alleiniger Kontrolle des Signators"?
Die alleinige Kontrolle einer Signatur wird durch eine Kombination von technischen, organisatorischen und rechtlichen Maßnahmen gewährleistet – der Signator kann Unterschriften, die zu einem Zeitpunkt erfolgten, zu dem er seinen privaten Schlüssel nicht widerrufen hat, nicht bestreiten
Kann ein abgelaufenes Zertifikat verlängert werden?
Digitale Zertifikate gelten für einen bestimmten Zeitraum – es kann nicht verlängert werden – es kann aber zu einem vorhandenen privaten Schlüssel ein neues Zertifikat ausgestellt werden
Wofür haftet die signierende Person (Signatur) bei der elektronischen Rechnung?
Die Signatur auf der elektronischen Rechnung stellt einen Herkunftsnachweis dar, nicht eine Bestätigung des Inhalts
Muss in einem Unternehmen die signierende Person zeichnungsberechtigt sein?
Digitale Signaturen kann von jeder Person eines Unternehmens im Rahmen ihres Tätigkeitsbereiches verwendet werden – eine formelle Zeichnungsberechtigung, im handels- oder aktienrechtlichen Sinn ist nicht erforderlich – es genügt eine entsprechender Arbeitsauftrag durch den Arbeitgeber
Was muss bei einer digitalen Rechnung signiert werden? Mail oder Rechnungsdatei?
Grundsätzlich steht es dem Rechnungsleger frei, was er signiert. Dies kann ein Mail sein, dass als Attachment eine Rechnung enthält oder es kann die Rechnung selbst signiert werden
Was passiert, wenn der Signator aus einem Unternehmen ausscheidet oder verstorben ist?
Elektronische Rechnungen behalten auch dann ihre Gültigkeit, wenn der Signator aus einem Unternehmen ausscheidet oder verstirbt
Woran erkennt man eine "fortgeschrittene" Signatur?
Die Zertifizierungsstelle sichert die Einhaltung der Bestimmungen für die „fortgeschrittene“ Signatur.
Welche Dateien können und dürfen signiert werden?
Grundsätzlich kann jeder Dateityp digital signiert werden
Entstehen durch die digitale Signatur Urheberrechtsansprüche?
Signaturdienste dürfen nicht mit Digital Rights Management (DRM) verwechselt werden – eine digitale Signatur greift nicht in die Verwendungsrechte einer Datei ein