Eine formelle Zeichnungsberechtigung, die etwa im Firmenbuch eingetragen ist, ist nicht erforderlich.
Insbesondere bei der Signatur von elektronisch erstellten Rechnungen empfehlen wir als Signator jene Personen zu beauftragen, die tatsächlich den Ausstellungsprozess der Rechnungen durchführen und überwachen.
Bei der fortgeschrittenen Signatur wird verlangt, dass die Person, die die Signatur durchführt, ihren Signatur-Schlüssel unter Kontrolle hält. Dies geschieht in der Regel durch ein Signierpasswort, dass nicht weitergegeben werden sollte.
Auch wenn die Rechnungslegung automatisiert ist, kann es im Störfall notwendig sein den Ausstellungsvorgang zu wiederholen oder neu zu starten. Dabei wird es meist erforderlich sein das Signierpasswort erneut einzugeben. Mitglieder der Geschäftsführung oder Prokuristen sind dabei nicht immer verfügbar und es käme dann zu einer Unterbrechung der Rechnungslegung. In diesem Sinn ist es eher günstiger Systemadministratoren oder leitende Angestellte der IT-Abteilung mit der Signatur zu beauftragen.